Vorteile der E-Akte

Zahlreiche Kanzleien arbeiten mit der E-Akte oder hybrid in Kombination mit der Handakte. Dass die elektronische Aktenführung gegenüber der Papierform ihre Vorteile hat, wird bei umfangreichen Akteninhalten schnell deutlich. Die E-Akte ist im Vergleich zur Papierakte deutlich ressourcenschonender, was der Nachhaltigkeit in der Kanzlei dient. Außerdem ist eine E-Akte handlicher und für unterwegs praktischer. Vor dem OLG Nürnberg ging es um eine Akte, deren Ausdruck über 6.500 Seiten umfasste; dies entspricht etwa einem Dutzend Ordnern. In dem Verfahren selbst ging es um die Kostenerstattung in Höhe von fast 2.000 Euro Dokumentenpauschale.

Das OLG führte dazu aus: „Die Frage, ob die Ausdrucke (entsprechendes gilt für die Kopien aus einer Gerichtsakte) zur sachgerechten Bearbeitung erforderlich waren, beurteilt sich im Einzelfall nach dem objektiven Standpunkt eines vernünftigen sachkundigen Dritten […]. Dies ist aus der Sicht zu beurteilen, die ein verständiger und durchschnittlich erfahrener Prozessbevollmächtigter (oder Verteidiger) haben kann, wenn er sich mit der betreffenden Gerichtsakte beschäftigt und alle Eventualitäten bedenkt, die bei der dann noch erforderlichen eigenen Bearbeitung der Sache auftreten können (vgl. BGH NJW 2005, 2317 f.). […] Gleichwohl steht auch dem gerichtlich bestellten bzw. beigeordneten Rechtsanwalt ein weiter Ermessensspielraum zu […]. Der Senat folgt nunmehr der Auffassung (vgl. OLG Frankfurt a. M., Beschluss vom 03.04.2018, 2 Ws 1/18, OLG Rostock, Beschluss vom 04.08.2024, 20 Ws 193/14), dass bei Überlassung von auf digitalen Datenträgern gespeicherten Akten deren Ausdruck ohne Vorliegen besonderer Umstände grundsätzlich nicht mit der Dokumentenpauschale vergütet werden kann (unter Aufgabe der im Beschluss vom 30.05.2017, 2 Ws 98/17, BeckRS 2017, 120492 vertretenen gegenteiligen Meinung). Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung besteht für eine sachgemäße Bearbeitung einer Rechtssache grundsätzlich kein Erfordernis, eine in elektronischer Form vorhandene Akte auszudrucken.“ (OLG Nürnberg a.a.O., Rz. 16-18)

Dabei stützt sich das OLG Nürnberg auch auf die Einführung der E-Akte in der Justiz, die bereits vor verpflichtender Einführung Anfang 2026 breite Anwendung findet: „Hieraus ergibt sich, dass der Umgang mit elektronischen Akten mittlerweile Alltag im gerichtlichen und anwaltlichen Berufsleben geworden ist, so dass es für eine sachgemäße Bearbeitung einer Rechtssache durch einen Rechtsanwalt grundsätzlich nicht mehr erforderlich ist, eine in elektronischer Form vorhandene Akte auszudrucken. Dass die elektronische Aktenführung für Rechtsanwälte nicht verpflichtend ist, ändert daran nichts.“ (OLG Nürnberg a.a.O., Rz. 19)

Wichtig in dem Zusammenhang ist auch die Aussage zur technischen Ausstattung: „Da die elektronische Aktenbearbeitung mittlerweile zum Alltag gehört und damit ein gezielter Zugriff auf bestimmte Informationen gerade bei umfangreichem Verfahrensstoff erheblich erleichtert wird, [greift] der Einwand des Verteidigers, nicht über einen Laptop zu verfügen, [] nicht durch. Die fehlende Ausstattung des Verteidigers mit einem Laptop stellt keinen tragfähigen Grund für den Ausdruck der Akte dar […] Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind gemäß § 5 BORA verpflichtet, die für ihre Berufsausübung erforderlichen sachlichen, personellen und organisatorischen Voraussetzungen vorzuhalten, wozu mittlerweile auch die technische Ausstattung zur Bearbeitung elektronischer Akten gehört.“ (OLG Nürnberg a.a.O., Rz. 22-23)

Das Gericht verweist auch auf die Vorteile der E-Akte bezüglich Suchfunktion (Rz. 25) und der uneingeschränkten Zugriffsmöglichkeit „jederzeit und an jedem Ort“ (Rz. 20).  

Für die optimale Arbeit mit der E-Akte finden sich in den RA-MICRO Online-Hilfen und der RA-MICRO Mediathek umfangreiche Hilfestellungen. Zusätzlich bietet die RA-MICRO Online Akademie Gelegenheit, in Webinaren mit unseren Fachreferenten in den Austausch zu gehen, um den Alltag in der Kanzlei bestmöglich zu unterstützen und die ideale Handhabe der E-Akte zu fördern.