2. August 2026: Neue Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung – Was Kanzleien jetzt prüfen sollten

Künstliche Intelligenz gehört inzwischen in vielen Kanzleien zum Arbeitsalltag. Ob Recherche, Schriftsatzentwurf oder Dokumentenanalyse: Moderne KI-Lösungen unterstützen bereits heute zahlreiche Arbeitsabläufe. Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten des Art. 50 der EU-KI-Verordnung (EU AI Act). Sie erfassen nicht jede KI-Nutzung gleichermaßen. Entscheidend ist, ob Menschen unmittelbar mit einem KI-System interagieren oder bestimmten KI-generierten beziehungsweise manipulierten Inhalten ausgesetzt werden.

Die Europäische Kommission hat am 20. Juli 2026 Leitlinien zur Anwendung des Art. 50 veröffentlicht. Danach müssen Hinweise klar, unterscheidbar und barrierefrei erfolgen – bei einer direkten KI-Interaktion von Beginn der ersten Interaktion an.

Transparenzpflichten: Wann Kanzleien handeln müssen

Art. 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen bereits seit dem 2. Februar 2025, Maßnahmen für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden und sonstigen im Auftrag handelnden Personen zu treffen. Eine Schulung ist ein wesentlicher Baustein; erforderlich ist insgesamt ein auf Kenntnisse, Erfahrung, Einsatzkontext und Risiken abgestimmtes Konzept.

Seit dem 2. August 2026 sind für Kanzleien insbesondere folgende Fälle relevant:

• KI-Chatbots und KI-Avatare im Außenkontakt: Bei einer direkten, dialogorientierten Interaktion müssen Nutzerinnen und Nutzer von Beginn an klar erkennen, dass sie mit einem KI-System und nicht mit einer natürlichen Person kommunizieren. Ein Hinweis ausschließlich in der Datenschutzerklärung oder in den Nutzungsbedingungen genügt nicht.
• Deepfakes: KI-generierte oder manipulierte Bild-, Ton- oder Videoinhalte müssen offengelegt werden, wenn sie bestehende Personen, Objekte, Orte, Einrichtungen oder Ereignisse realitätsnah nachbilden und dadurch fälschlich authentisch erscheinen können.
• Veröffentlichte KI-Texte zu Themen von öffentlichem Interesse: Eine Kennzeichnung ist erforderlich, wenn der Text ohne inhaltliche menschliche Prüfung oder redaktionelle Kontrolle veröffentlicht wird. Erfolgt eine substanzielle Prüfung und übernimmt eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung, entfällt die Kennzeichnungspflicht.
• Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung: Setzt eine Kanzlei solche Systeme ein, müssen die betroffenen Personen über deren Betrieb informiert werden.

Die Transparenzpflichten gelten unabhängig davon, ob ein KI-System als Hochrisiko-KI-System eingestuft wird. Ein an ein Gericht oder die Gegenseite gerichteter Schriftsatz ist keine Veröffentlichung zur Information der Öffentlichkeit im Sinne des Art. 50 Abs. 4. Er benötigt daher keine KI-Kennzeichnung. Die Verantwortung für die inhaltliche Prüfung sowie für Richtigkeit, Vollständigkeit, Quellen, Verschwiegenheit und die Eignung für den konkreten Fall verbleibt bei der Rechtsanwältin oder dem Rechtsanwalt.

Was bedeutet das konkret für Kanzleien?

Kanzleien sollten ihren KI-Einsatz jetzt strukturiert erfassen und die folgenden Punkte verbindlich regeln:

• Welche KI-Anwendungen werden in der Kanzlei eingesetzt und zu welchem Zweck?
• Sind die eingesetzten Anwendungen nach Einsatzart eingeordnet – interne Unterstützung, Außenkontakt, Veröffentlichung oder Medienerzeugung?
• Werden Nutzer bei KI-Chatbots und KI-Avataren von Beginn an unmittelbar in der Oberfläche auf die KI-Interaktion hingewiesen?
• Sind Mitarbeitende entsprechend ihrer Aufgaben und der eingesetzten Systeme ausreichend geschult und sind die Maßnahmen dokumentiert?
• Gibt es verbindliche interne Nutzungsrichtlinien, Freigabeprozesse und klare Verantwortlichkeiten?
• Werden Mandatsdaten, Berufsgeheimnisse und personenbezogene Daten nur in freigegebenen, datenschutz- und berufsrechtskonform ausgestalteten Anwendungen verarbeitet?
• Werden KI-Ergebnisse vor Verwendung, Versand oder Veröffentlichung inhaltlich geprüft und werden die Prüfung sowie die redaktionelle Verantwortung nachvollziehbar zugeordnet
• Werden Deepfakes, sonstige realitätsnah manipulierte Medieninhalte und ungeprüfte Veröffentlichungen zu Themen von öffentlichem Interesse ordnungsgemäß gekennzeichnet?

Die Vorgaben schaffen Transparenz gegenüber Mandanten und Interessenten und helfen, KI kontrolliert, nachvollziehbar und professionell einzusetzen. Zugleich ersetzen sie weder die anwaltliche Prüfung noch die Anforderungen des Datenschutz- und Berufsrechts.

KI sicher und effizient mit RA-MICRO nutzen

Die KI-Lösungen von RA-MICRO unterstützen Kanzleien bei Recherche, Dokumentenanalyse, Entwurfserstellung und Mandatsanbahnung innerhalb etablierter Arbeitsabläufe. 

• Das RA-MICRO KI Widget unterstützt bei der Analyse einzelner Dokumente und umfangreicher Akten, bei juristischer Recherche, Fristenextraktion und der Erstellung aktenbezogener Entwürfe. Ergebnisse können in der E-Akte gespeichert und weiterverarbeitet werden.
• Der JURA KI Assistent anonymisiert Texte automatisiert, übergibt sie an auswählbare KI-Modelle und prüft in den Antworten enthaltene Gesetzes- und Rechtsprechungszitate mithilfe eines integrierten Verifikationsmoduls.
• Der RA-MICRO KI Mandat Scout wird in die Kanzlei-Website integriert, erfasst Mandatsanfragen dialogorientiert und übermittelt die aufgenommenen Informationen strukturiert und verschlüsselt an die Kanzlei.
• Bei den erkennbar fiktiven KI-Avataren in vOffice World wird die Transparenz durch die klare Bezeichnung als „KI-Avatar“ hergestellt.

Integrierte KI-Lösungen erleichtern einen kontrollierten und nachvollziehbaren Einsatz innerhalb bestehender Kanzleiprozesse. Sie entbinden die Kanzlei jedoch nicht von der Pflicht, Mitarbeitende zu qualifizieren, Einsatzregeln festzulegen und KI-Ergebnisse vor ihrer Verwendung fachlich zu prüfen.

Unser Tipp

Erfassen Sie alle eingesetzten KI-Anwendungen, kontrollieren Sie die erforderlichen Hinweise im Außenkontakt, dokumentieren Sie Schulungs- und Freigabeprozesse und legen Sie fest, wer KI-Ergebnisse vor ihrer Verwendung prüft und verantwortet. So schaffen Sie belastbare Voraussetzungen für einen sicheren und zukunftsfähigen Kanzleialltag.