Finanzbuchhaltung in RA-MICRO: Mehr als nur Buchen

Die Finanzbuchhaltung gehört in vielen Kanzleien zu den Aufgaben, die zuverlässig funktionieren müssen, aber im Tagesgeschäft selten im Mittelpunkt stehen. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf RA-MICRO: Die Finanzbuchhaltung bietet mehr als die reine Erfassung von Zahlungsein- und -ausgängen. Viele Funktionen unterstützen Kanzleien dabei, Buchhaltung, Aktenkonto, offene Posten und Zahlungsabläufe strukturierter miteinander zu verbinden.

Ein zentrales Prinzip ist die enge Verzahnung von Finanzbuchhaltung und Aktenkonto. RA-MICRO beschreibt die Finanzbuchhaltung I als Modul zur Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, das an die Bedürfnisse von Rechtsanwälten und Notaren anknüpft. Mit der Programmfunktion „Buchen“ können zusammengehörige Buchungen für Finanzbuchhaltung und Aktenkonto in einem Stapel erfasst und erst nach Kontrolle endgültig gebucht werden.

Diese integrative Buchungsweise wird im Kanzleialltag häufig unterschätzt. Sie reduziert Doppelarbeit, weil buchhalterische Vorgänge nicht isoliert neben der Akte stehen, sondern mit dem jeweiligen Mandat verbunden werden können. Dabei ist das Aktenkonto als Bestandteil einer integrativen Buchungskonstruktion zu verstehen, bei der die Rechtsverhältnisse Anwalt-Mandant, Mandant-Gegner und Anwalt-Finanzamt in einem Buchungsvorgang logisch aufeinander bezogen geführt werden.

Auch die Offenen Posten sind mehr als eine reine Liste unbezahlter Rechnungen. Buchungen in die Offenen Posten sind aus verschiedenen RA-MICRO-Modulen möglich und Mahnläufe können turnusmäßig nach Abschluss der aktuellen Tagesbuchhaltung erfolgen. Damit behalten Kanzleien fällige Forderungen, Zahlungseingänge und Mahnungen besser im Blick.

Ein weiterer Bereich, der künftig noch wichtiger wird, ist die E-Rechnung. Elektronische Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt und im Posteingang, in der Outlook-Schnittstelle sowie im Dokumentenimport der E-Akte mit der Markierung „elektronische Rechnung“ versehen. Die Finanzbuchhaltung kann über die E-Eingangsrechnung in FiBu I bzw. die Buchen-Maske in FiBu II den Strukturdatensatz, insbesondere Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum, zur weiteren Verarbeitung auslesen.

Unterschätzt werden außerdem Detailverbesserungen, die die tägliche Abstimmung erleichtern. In FiBu I werden zum Beispiel bei Zahlungseingängen auf mehrere Rechnungen die einer Akte zugeordneten Zahlungen in Buchen 2 nun im Buchungsstapel, im Journal und im Aktenkonto je Rechnungsnummer in separaten Buchungszeilen ausgewiesen.

Auch der elektronische Zahlungsverkehr sollte regelmäßig in den Blick genommen werden. Er unterstützt Kanzleien dabei, Zahlungsabläufe strukturierter zu organisieren, Bankbewegungen schneller nachzuvollziehen und Zahlungsein- sowie -ausgänge effizienter mit der Finanzbuchhaltung abzustimmen.

Für Kanzleien lohnt es sich daher, die Finanzbuchhaltung in RA-MICRO nicht nur als Pflichtmodul zu verstehen. Wer Aktenkonto, OP-Liste, E-Rechnung, Buchungsstapel und Zahlungsverkehr konsequent nutzt, kann Arbeitsabläufe vereinfachen, Rückfragen reduzieren und die Transparenz in der Kanzleibuchhaltung erhöhen.