Die Druckdateinummer: Dokumente sicher wiederfinden

Wer täglich mit Schriftsätzen, Entwürfen und E-Akten arbeitet, kennt die Situation: Ein Schreiben ist gespeichert und soll später erneut geöffnet, ergänzt oder überprüft werden. Dann muss eindeutig klar sein, welches Dokument gemeint ist – besonders, wenn mehrere Schreiben zu einer Akte vorhanden sind oder mehrere Personen daran arbeiten.

Genau hier spielt die Druckdateinummer in RA-MICRO eine wichtige Rolle. Sie entsteht, wenn ein Dokument als Druckdatei gespeichert wird.

Vom Schreiben zur Druckdatei

Viele Dokumente entstehen zunächst in Word. Wird ein Schreiben über die RA-MICRO Word-Schnittstelle als Druckdatei gespeichert, vergibt RA-MICRO automatisch eine fortlaufende Druckdateinummer.

Diese wird benutzerbezogen und jahrgangsweise vergeben. Dadurch erhält die Druckdatei eine eindeutige Kennung und kann später gezielt aufgerufen werden.

Wichtig ist dabei die Abgrenzung zur reinen Word Speicherung: Wird ein Dokument direkt in Microsoft Word über „Datei Speichern unter“ gespeichert, wird lediglich eine Datei an einem gewählten Speicherort abgelegt. Diese Speicherung ist nicht mit dem RA-MICRO Druckdatei-Workflow verbunden.

Eine Druckdatei wird dagegen als Bestandteil des elektronischen Schriftverkehrs einschließlich der zugehörigen Dokumentdaten, Verknüpfungen und fortlaufenden Druckdateinummer gespeichert.

Warum das im Alltag einen Unterschied macht

Eine Druckdatei ist nicht dasselbe wie eine einfache Datei, die nur an einem Speicherort abgelegt wird. Beim Speichern als Druckdatei werden auch wichtige Informationen zum Dokument hinterlegt, zum Beispiel Akten- und Adressinformationen sowie weitere Dokumentdaten.

Das ist im Kanzleialltag besonders wichtig, wenn ein Entwurf später erneut bearbeitet, einer Akte zugeordnet oder im Zusammenhang mit der E-Akte nachvollzogen werden soll. Über die Druckdateinummer lässt sich die gespeicherte Druckdatei gezielt aufrufen.

Der Bezug zur E-Akte

Wird beim Speichern zusätzlich die E-Akte ausgewählt, legt RA-MICRO ein verlinktes PDF in der E-Akte ab. Gleichzeitig bleibt der bearbeitbare Entwurf im gewählten Textformat in der Druckdateiverwaltung erhalten.

So kann ein Schreiben in der E-Akte nachvollzogen und bei Bedarf als Druckdatei weiterbearbeitet werden. Die Druckdateinummer kann außerdem als zusätzliches Metadatum in der E-Akte angezeigt werden.

Wenn ein Schreiben später geändert wird

Schriftsätze werden häufig ergänzt, korrigiert oder angepasst. Wird eine bestehende Druckdatei erneut gespeichert, kann je nach Einstellung entweder die vorhandene Druckdatei überschrieben oder eine neue fortlaufende Druckdateinummer vorgeschlagen werden.

So lässt sich festlegen, ob mit dem bestehenden Entwurf weitergearbeitet oder ein neuer Bearbeitungsstand angelegt werden soll.

Fazit

Eine Druckdatei ist weit mehr als ein gespeichertes Dokument. Sie verbindet den bearbeitbaren Originalentwurf mit den Funktionen des RA-MICRO Schriftverkehrs und der E-Akte. Dadurch bleiben Schriftsätze nicht nur nachvollziehbar dokumentiert, sondern können auch gezielt wiedergefunden und komfortabel weiterbearbeitet werden.

Der Unterschied lässt sich einfach zusammenfassen: Microsoft Word speichert eine Datei. RA-MICRO speichert ein Dokument als Bestandteil des elektronischen Schriftverkehrs und der E-Akte, mit den zugehörigen Dokumentdaten wie Akten- und Adressinformationen sowie den erforderlichen Verknüpfungen.