Neues zum elektronischen Urkundenarchiv

Die Digitalisierung im Rechtsverkehr macht auch vor den Notaren und ihrer Tätigkeit nicht halt: Um dem zunehmenden Kapazitätsengpass bei der Aufbewahrung von Papierurkunden zu begegnen, erfolgte bereits zum 1. Januar 2022 die Einführung des elektronischen Urkundenarchivs. In diesem führen die Notarinnen und Notare seitdem ihre elektronische Urkundensammlung sowie ihr Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis. 

Seit dem 1. Juli 2022 ist für die Aufnahme eines Dokuments in die elektronische Urkundensammlung einmalig eine Gebühr von 4,50 Euro zu entrichten bzw. 2,50 Euro für eine Unterschriftsbeglaubigung, deren Text die beglaubigenden Notare nicht selbst entworfen haben. Angesichts der angestrebten beweiswerterhaltenden Langzeitarchivierung für den Zeitraum von 100 Jahren ein bemerkenswert gutes Preisleistungsverhältnis.

Das Elektronische Urkundenarchiv verpflichtet die Notare, diese Gebühren auszulegen bzw. für das Urkundenarchiv entgegenzunehmen, was im Regelfall durch eine monatliche Abrechnung erfolgt. Der Gesetzgeber fügte zu diesem Zweck dem Kostenverzeichnis keinen neuen Tatbestand hinzu, sondern erweiterte den Anwendungsbereich des 32015 KV GNotKG, wobei die Notare die anfallenden Gebühren als sonstige Aufwendungen steuerfrei an den Zahlungspflichtigen weiterreichen sollen.

Um den Notaren den zur Weiterberechnung der Gebühren der elektronischen Urkundensammlung an den Zahlungspflichtigen bisher notwendigen Umweg über das Aktenkonto zu ersparen, stehen im RA-MICRO Programmfenster Notar Kostenrechnung ab sofort zwei neue Auslagenpositionen zur Verfügung:

32015 - Aufnahme eines Dokuments in die elektronische Urkundensammlung ... 4,50 € 

32015 - Beglaubigung von Unterschriften, die nicht mit der Fertigung eines Entwurfs in Zusammenhang stehen ... 2,50 € 

Die Auslagen werden unter der Kurzbezeichnung 32015 Sonstige Auslagen nach Steuern in die Notar Kostenrechnung übernommen, in der Anlage mit den jeweiligen Langbezeichnungen ausgewiesen und an das Kostenregister übergeben.

Inwieweit das elektronische Urkundenarchiv die angestrebten 100 Jahre Bestand haben wird, bleibt im Übrigen abzusehen. Ein Anfang für den elektronischen Rechtsverkehr auch in diesem Bereich ist jedenfalls gemacht.