Neue Gesetzgebung zum digitalen Arbeitsvertrag

Am 1. Januar 2025 ist eine bedeutende Änderung im deutschen Arbeitsrecht in Kraft getreten: Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ermöglicht die rechtsverbindliche Unterzeichnung von Arbeitsverträgen in digitaler Form. Diese Regelung modernisiert die bisherigen Vorschriften und reduziert bürokratischen Aufwand für Unternehmen und Arbeitnehmer erheblich.

1. Hintergrund des Bürokratieentlastungsgesetzes IV
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist Teil einer fortlaufenden Initiative der Bundesregierung, die Bürokratie für Unternehmen abzubauen und die Digitalisierung der Wirtschaft zu fördern. Ziel ist es, die Effizienz durch digitale Prozesse zu steigern, Rechtsvorschriften zu modernisieren und Unternehmen von administrativen Pflichten zu entlasten. Dabei umfasst das Gesetz neben dem Arbeitsrecht auch andere Bereiche wie Steuerrecht, Verwaltungsprozesse und Dokumentationspflichten.

2. Elektronische Arbeitsverträge: Was ändert sich?
Bislang war die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags in Deutschland in der Regel schriftlich erforderlich, um rechtswirksam zu sein. Gemäß § 126 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) musste ein Vertrag von beiden Parteien eigenhändig unterschrieben werden. Das BEG IV schafft eine neue Möglichkeit: Unbefristete Arbeitsverträge und Nachweise wesentlicher Arbeitsbedingungen können künftig in Textform abgeschlossen werden, wodurch eine einfache digitale Übermittlung (z. B. per E-Mail oder PDF) ausreicht. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist für diese Verträge nicht erforderlich.

Für befristete Arbeitsverträge hingegen bleibt die Schriftformpflicht erhalten. Diese kann gemäß § 126a BGB durch eine QES ersetzt werden. Ohne diese digitale Signatur ist ein befristeter Arbeitsvertrag nicht rechtswirksam.

Die gesetzliche Grundlage für die QES bildet § 126a BGB. Diese Signatur basiert auf einem Zertifikat eines anerkannten Trust-Dienstleisters und gewährleistet, dass die Identität des Unterzeichners eindeutig und rechtssicher nachweisbar ist. Befristete Verträge, die auf diese Weise digital abgeschlossen werden, erfüllen die Anforderungen der Schriftform.

3. Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Mit der Einführung digitaler Arbeitsverträge profitieren Unternehmen und Beschäftigte von mehreren Vorteilen:

• Zeitersparnis: Der Vertragsabschluss kann schneller erfolgen, insbesondere bei dezentralen Teams oder Remote-Arbeitsverhältnissen.

• Kostensenkung: Papierbasierte Prozesse, Versandkosten und Archivierung entfallen.

• Erhöhte Flexibilität: Verträge können orts- und zeitunabhängig erstellt und unterzeichnet werden.

• Rechtssicherheit: Die QES bietet ein hohes Maß an Sicherheit gegen Manipulationen und Identitätsbetrug.

4. Anforderungen an digitale Arbeitsverträge
Damit ein digitaler Arbeitsvertrag ab dem 1. Januar 2025 rechtlich bindend ist, gelten folgende Kriterien:

• Für unbefristete Verträge genügt Textform; für befristete Verträge ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder die handschriftliche Unterschrift erforderlich.

• Der Vertrag muss alle wesentlichen Bestandteile enthalten, wie Vergütung, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und Kündigungsfristen.

• Digitale Verträge unterliegen den Datenschutzbestimmungen der DSGVO. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Vertraulichkeit und Sicherheit der elektronischen Daten zu gewährleisten.

5. Herausforderungen und rechtliche Fallstricke
Trotz der Vorteile gibt es auch Herausforderungen. Ein potenzielles Risiko besteht darin, dass nicht alle Vertragsparteien über die notwendige technische Infrastruktur oder das Wissen zur Nutzung digitaler Signaturen verfügen. Unternehmen sollten daher ihre Mitarbeiter und Vertragspartner frühzeitig informieren und technische Unterstützung anbieten. Zudem bleibt abzuwarten, wie sich die Rechtsprechung zur Anwendung digitaler Arbeitsverträge entwickeln wird, insbesondere bei Streitigkeiten über die Authentizität digitaler Signaturen.

6. Fazit: Ein Schritt in Richtung Digitalisierung
Mit der Einführung digitaler Arbeitsverträge ab 2025 macht der Gesetzgeber einen wichtigen Schritt zur Förderung der Digitalisierung in der Arbeitswelt. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ermöglicht es Unternehmen und Arbeitnehmern, Verträge effizienter und flexibler abzuschließen, ohne dabei auf Rechtssicherheit verzichten zu müssen.