Systeme zur E-Mail-Verschlüsselung wie S/MIME und PGP gibt es seit vielen Jahren. Dennoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass man im geschäftlichen Kontext eine geschützte E-Mail erhält, äußerst gering. Der Aufwand in der Vorbereitung des Versands ist so hoch, dass man allenfalls mit wenigen ausgewählten Adressaten verschlüsselt kommuniziert.

RA-MICRO bietet verschiedene Lösungen, mit denen eine sichere Kanzleikommunikation unkompliziert umgesetzt werden kann. Die Adobe PDF-Verschlüsselung ist eine davon. Mit ihr können beliebige Dokumente aus der RA-MICRO E-Akte als verschlüsselter PDF-Dateianhang per E-Mail verschickt werden. Das Vorgehen ist einfach:

  1. In der E-Akte mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken, „senden an“ und dort „mit E-Mail (PDF)“ wählen,
  2. „verschlüsselt“ anklicken und Kennwort eingeben,
  3. nach Bestätigung mit OK öffnet sich Ihr E-Mail-Programm, aus dem die Mail wie gewohnt an den Empfänger verschickt werden kann.

Der Empfänger gibt, egal ob am PC oder auf dem Mobilgerät, beim Öffnen des PDF-Anhangs nur das entsprechende Kennwort ein. Es empfiehlt sich, dieses Kennwort bereits bei der Mandatsaufnahme mit dem Mandanten festzulegen.

Webinar-Hinweis: Am 15. August 2018 findet zu diesem Thema ein kostenloses 30-minütiges Webinar der RA-MICRO Online Akademie statt, in dem Sie auch Fragen stellen können. Zur Anmeldung bitte hier klicken: Link