Sprache in der Anwalts-EDV produktiv nutzen

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Dragon DictaNet Spracherkennung = Kostensenkung im Anwaltsbüro

Dr. Peter Becker

RA Dr. Becker
RA-MICRO Programmarchitekt

Seit zwei Jahrzehnten entwickelt RA-MICRO mit dem DictaNet Sprachverarbeitungssystem ein spezifisches Rationalisierungsinstrument für die deutsche Anwaltskanzlei – technologisch an der Weltspitze. Die DictaNet Spracherkennungslösung wird entwickelt in integrativer Kooperation mit der weltweit führenden Dragon-Spracherkennung (Dragon für DictaNet). Diese hat mit der jetzt vorliegenden Dragon Version 15 einen so hohen Leistungsstand erreicht, dass der Einsatz in jeder Anwaltskanzlei sinnvoll ist.

Während früher die Vordergrund-Spracherkennung die Methode der Wahl war, wird zunehmend die für den Diktanten noch einfachere und produktivere Hintergrund-Spracherkennung angewandt. Bei der Vordergrund-Spracherkennung diktiert der Diktant in ein Fenster, sieht sofort seine Ergebnisse und muss den erkannten Text dann selber per Sprache und/oder Tastatur korrigieren. Der Nachteil ist die zusätzliche Aufmerksamkeit für den formalen Text, welche die geistige Kapazität für den qualitativen Inhalt des Diktats mindert, sowie der höhere Zeitaufwand. Allerdings wird bei dieser Methode die transkribierende Schreibkraft vollends entbehrlich. Die Vordergrund-Spracherkennung ist betriebswirtschaftlich gesehen umso sinnvoller, je näher der Stundenlohn des Anwaltes dem der Schreibkraft ist.

Die Hintergrund-Spracherkennung setzt hingegen auf die Rationalisierung durch das bewährte „Tandem“ Diktant & Schreibkraft, sodass das Kostengefälle Diktant/Schreibkraft wirksam wird. Der Diktant diktiert – mit einem digitalen Diktiergerät oder heute zunehmend mit dem Smartphone – mit möglichst geringem Zeitaufwand und der Zeit- bzw. Arbeitsaufwand der Schreibkraft wird durch die vom PC der Schreibkraft aus durchgeführte Spracherkennung mit dem Sprachmodell des Diktanten rationalisierend reduziert. Dabei kann die Spracherkennungssoftware auf dem PC der Schreibkraft installiert sein, oder diese kann in Zukunft auch mit einem DictaNet Internet-Spracherkennungs-Service (in Vorbereitung) ohne jeden Installationsaufwand in der Kanzlei erfolgen.

Als RA-MICRO Programmarchitekt kann ich allen Kolleginnen und Kollegen empfehlen und raten, eine produktive, rationalisierende Sprachnutzung im Kanzleiworkflow durch Software zu realisieren. Auf dem heutigen Stand der Technik, im Zusammenspiel der Software- und Hardware-Technologien von Windows 10 PC, Apple- bzw. Android-Smartphone, Kanzlei-WLAN und mobilem Internet übersteigt der Nutzen ganz erheblich den Aufwand.

Um die RA-MICRO Kanzleien bei diesem Rationalisierungsschritt zu unterstützen, ist eine kostenlose DictaNet 1 Version als Modul in RA-MICRO integriert, so dass ohne jede Zusatzkosten mit der DictaNet Diktier-App auf dem Smartphone und dem DictaNet 1 Player ein kostenloses, internetbasiertes 1:1-Diktiersystem für je einen Diktanten und eine Schreibkraft zur Verfügung steht. An den DictaNet 1-Arbeitsplatz kann ein USB-Fußschalter angeschlossen werden, es kann aber auch komfortabel mit der DictaNet Erfindung Sclipwriter Tastaturautomatik ohne Fußschalter bestens damit geschrieben werden. Auch DictaNet 1 kann mit der DictaNet (Online-) Spracherkennung als kostenpflichtige Option die Produktivität erheblich steigern.

Weiter Informationen siehe sclip.jurasoft.de und www.dictanet.com

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.