In dieser Reihe stellen wir Ihnen unsere RA-MICRO Vor-Ort-Partner aktuell vor.

Im Berliner Westen, zwischen dem S-Bahnhof Charlottenburg und dem Lietzensee, befindet sich die RA-MICRO Berlin Brandenburg GmbH. Der RA-MICRO Vor-Ort-Partner steht für eine enge Bindung zu den Kunden aus dem Raum Berlin, Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern, sechs Mitarbeiter sind hier angestellt. Individuelle Kanzleiberatung, das „Gläserne Büro“ und ein umfassendes Schulungsangebot, das sind Schwerpunkte und zugleich Markenzeichen des RA‑MICRO Händlers am Amtsgerichtsplatz. Das Motto dort lautet also nicht umsonst: „Alles aus einer Hand“.

Die individuelle Kanzleiberatung ist ein aufwendiger Prozess. Wenn Anwälte bzw. Kanzleileiter feststellen, dass in der Kanzlei effizienter gearbeitet werden könnte, analysieren die RA-MICRO Spezialisten in einem ersten Schritt die Arbeitsabläufe der Kanzlei. Mit Hilfe des Kanzleileiters wird dann ein Leitfaden erstellt, wie diese Abläufe optimiert werden können. Dabei bleibt es den Anwältinnen und Anwälten selbst überlassen, wie viel Einfluss sie auf dieses Verfahren nehmen möchten.

RA-MICRO begleitet die Kunden bei Veränderungen

In diesem Prozess geht es oft darum, alte Strukturen in den Abläufen aufzubrechen, die in den Kanzleien seit Jahren oder Jahrzehnten herrschen. Eine wichtige Aufgabe für RA-MICRO Berlin Brandenburg besteht in dem Fall darin, die Kanzleimitarbeiter an die Hand zu nehmen und bei den Veränderungen und Umstrukturierungen zu begleiten. Das beinhaltet auch die Einarbeitung in neue Abläufe. Nicht selten bedarf es bei einer Optimierung auch der Analyse der technischen Gegebenheiten – und möglicherweise einer Modernisierung dieses Bereichs.
Was aber ist unter dem „Gläsernen Büro“ zu verstehen? Das ist ganz einfach die Umschreibung für einen Ort, an dem Besucher jederzeit willkommen sind. Wenn etwa Kunden oder Interessenten spontan vorbeikommen möchten, stehen die Türen am Amtsgerichtsplatz immer offen. Weil sich das Gericht direkt gegenüber des Stores befindet (s. Foto unten), empfangen die Mitarbeiter in den Verhandlungspausen hin und wieder auch Anwälte, die sich über Neuigkeiten rund um RA-MICRO Produkte informieren möchten.

Auf Seminare wird Wert gelegt

Der dritte große Schwerpunkt dieses Vor-Ort-Partners sind Schulungen. Grundsätzlich werden alle RA-MICRO Themen in diesen Seminaren behandelt; sie finden mehrmals pro Monat statt. Finanzbuchhaltung und E-Workflow sind dabei häufiger Gegenstand der Kurse. Darüber hinaus veranstaltet RA-MICRO Berlin Brandenburg in unregelmäßigen Abständen Tage der offenen Tür sowie Info-Nachmittage. Diese richten sich an alle, die sich für RA-MICRO und die Produkte interessieren.

Die RA-MICRO Berlin Brandenburg betreut ihre Kunden nicht nur telefonisch, per E‑Mail oder in der Niederlassung, sondern auch vor Ort, also in den Kanzleien selbst. Und es sind nicht nur Kanzleien, die zum Kundenkreis gehören – Rechtsabteilungen größerer Unternehmen zählen ebenfalls dazu. Dieser Umstand macht es für die Mitarbeiter von RA-MICRO in Berlin-Charlottenburg erforderlich, technisch breit aufgestellt und flexibel zu sein, da im Kundenkreis mit unterschiedlichen Betriebssystemen gearbeitet wird.

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.