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RA-MICRO Apel & Witte OHG – das IT-Systemhaus für Juristen – entstand 2011 aus dem Zusammenschluss der Unternehmen von Bert Apel (Landsberg bei Halle) und Mario Witte (Magdeburg). Schon mit ihren Einzelunternehmen waren die Inhaber langjährig als RA-MICRO Vertriebs- und Schulungspartner tätig und brachten dadurch einen Bestand von fast 500 aktiv betreuten Anwaltskanzleien, Notariaten und Unternehmens-Rechtsabteilungen in die OHG ein. Die beiden Büros im Norden und im Süden des Flächenlands Sachsen-Anhalt gibt es auch heute noch. Die Wege zu den Kunden hier, im angrenzenden Sachsen und in Niedersachsen sind deshalb vergleichsweise kurz.

Die Fusion der Einzelunternehmen war eine logische Antwort auf die gestiegenen Kundenanforderungen und das sich ständig erweiternde Aufgabenspektrum. Zugleich bot sie die Chance, sich breiter aufzustellen und die Marktdurchdringung für die RA-MICRO Kanzleisoftware und die DictaNet Diktiersysteme zu erhöhen.

Bei RA-MICRO Apel & Witte sind heute fünf vollzeitbeschäftigte Personen tätig. Zum 1. Oktober 2019 wird das Team verstärkt durch eine Mitarbeiterin, die als langjährige Rechtsanwaltsfachangestellte insbesondere den Bereich der Schulungen und der fachlichen Beratung unterstützen wird. Die personelle Erweiterung ist damit jedoch noch längst nicht abgeschlossen: Eine weitere Stelle für Technik und Support wartet darauf, besetzt zu werden.

Als IT-Systemhaus für Juristen versteht sich RA-MICRO Apel & Witte als Komplettanbieter für IT-Systeme in Anwaltskanzleien. Kernprodukte sind die RA-MICRO Kanzleisoftware und die DictaNet Diktiersysteme. „Alles aus einer Hand und vor Ort“ ist das schlagende Argument von Apel & Witte gegenüber den Mitbewerbern. Zusammen mit der neuen Kanzleisoftware wird auf Wunsch auch die Server-, PC- und Netzwerktechnik geliefert und die Mitarbeiter kompetent geschult. Damit beginnt oftmals eine langjährige Beziehung, in der Kunden zu Stammkunden werden.

Stammkunden von Apel & Witte dürfen Engagement und Professionalität erwarten. Dazu gehört die ständige Optimierung interner Prozesse. Im Zuge dieser Verbesserungen wurden auch die A&W Managed Services entwickelt. Die IT der Kunden mit A&W Managed Services enthält „Sensoren“, die zahllose Parameter der Hard- und Software permanent überwachen. Ob ein Lüfter im Server ausfällt, Speicherplatz zur Neige geht oder ein Trojaner in Aktion treten will – die Techniker von Apel & Witte erhalten eine Alarmmeldung und können proaktiv tätig werden, noch bevor der Kunde überhaupt ein Problem bemerkt. Stillstand und Kosten für die Kanzlei werden vermieden.

Die Arbeitsweise von Anwaltskanzleien befindet sich in einer Phase des Umbruchs. Handakten verlieren ihre Körperlichkeit, IT existiert virtuell, Daten liegen in der Cloud und das beA ersetzt Fax und den Nachtbriefkasten. Das Anliegen von Apel & Witte ist es, das dafür notwendige Know-how in die Anwaltskanzleien zu befördern. Apel & Witte sieht sich für diese Aufgabe gut gerüstet und stellt sich seinen Kunden als Begleiter für die digitale Transformation auch zukünftig mit kompetenter Mannschaft zur Verfügung.

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.