Weit mehr als 100 Kanzleien informierten sich beim ersten vCloud-Tag von RA-MICRO Köln am 12. April 2019 über die Möglichkeiten einer neuen Generation von EDV in der Kanzlei.

Die Herausforderungen sind groß: 2020 laufen die Sicherheitsupdates für mehrere Microsoft-Betriebssysteme und Office-Produkte aus. Zudem müssen Rechtsanwaltskanzleien ihre elektronische Kommunikation mit Mandanten und Gerichten aufgrund neuer Vorgaben aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der gesetzlich vorgeschriebenen Nutzung des beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) nach deutlich höheren Standards sichern. Solche Herausforderungen kann man in jeder Kanzlei aufwendig einzeln lösen. Eine Reihe guter Gründe spricht jedoch dafür, jetzt auf die neue cloudbasierte Technik aus dem Hause RA-MICRO umzusteigen. Denn dort hat man bereits seit Jahren Lösungen für jene Herausforderungen entwickelt, die in den kommenden Jahren auf Juristen in Deutschland zukommen werden. Das wurde jetzt auch beim ersten vCloud-Tag in Köln deutlich, auf dem sich 146 Kanzleien aus erster Hand über Funktionsweise, Handhabung und Vorteile von vCloud informierten.

Boris Deichmann auf dem RA-MICRO vCloud Tag in Köln

Das Prinzip von vCloud ist so einfach wie für den Nutzer genial: Anstatt sämtliche Programme, Sicherheits-standards und vorgeschriebene technische Ergänzungen auf den Rechnern und im Netzwerk der Kanzlei aufzurüsten, werden die Arbeitsplätze samt Datenbestand in einem mehrfach abgesicherten Bereich des vCloud-Rechenzentrums installiert. In diese RA-MICRO vCloud kann sich dann jeder Mitarbeiter in der Kanzlei, mobil oder vom Rechner daheim über eine sichere verschlüsselte Verbindung einloggen. Ein Windows-PC lässt sich dazu ebenso verwenden wie etwa ein Mac, Laptop, iPad oder Smartphone. „Jedes Gerät, das die vCloud-Zugangssoftware installiert hat und eine Verbindung ins Internet aufbauen kann, lässt sich als Endgerät nutzen“, erläutert Boris Deichmann, Betriebsleiter von RA-MICRO Köln. „Ein Klick auf das Icon des rdp-Client auf dem Bildschirm und schon habe ich das virtuelle Kabel in die Kanzlei geworfen“, so Deichmann. Er klickt mit der Maus seines Laptops auf das entsprechende Symbol und öffnet ein Fenster, in dem sämtliche Programme erscheinen, die der Anwalt auch vom Arbeitsplatz in der Kanzlei kennt.

Via Cloud Connector sind neben den Rechnern in der Kanzlei auch andere Geräte wie Scanner oder Drucker mit der vCloud verbunden und lassen sich ansteuern. Die der RA-MICRO Kanzleisoftware und weitere Programme wie das Office-Paket werden bei RA-MICRO vCloud nicht mehr auf einem einzelnen Computer in der Kanzlei oder im Kanzleinetzwerk installiert, sondern im vCloud Rechenzentrum. Für Sicherung, Pflege und Updates sorgt RA-MICRO – DSGVO-konform und in Einklang mit der Berufsordnung.

Hanno Pütz und RA Josef Heinz

Den Schritt in die Cloud vergleicht Hanno Pütz, Geschäftsführer von RA-MICRO Köln, mit dem seinerzeit bahnbrechenden Übergang vom Betriebssystem DOS zu Windows. „Deshalb haben wir auch erstmals eine Hausmesse ganz diesem Thema gewidmet“, so Hanno Pütz. Seine Mitarbeiter standen am vCloud-Tag ebenso Rede und Antwort wie Stephan Teinert von der Wortmann AG, die mit Terra Cloud in ihren doppelt abgesicherten Rechenzentren in Hüllhorst und Düsseldorf die für vCloud benötigte Hochsicherheitstechnologie zur Verfügung stellt. Auch für die Backup-Sicherung von Kanzleidaten hat RA-MICRO bereits erfolgreich mit der Wortmann AG zusammengearbeitet. Für Kanzleien, die bereits eine solche Backup-Sicherung nutzen, sei diese im Übrigen ein guter Einstieg in eine komplette Umstellung der EDV auf vCloud, so Stephan Teinert.

Interessiert verfolgt beim vCloud-Tag auch Rechtsanwalt Andreas Kallen aus Neuss den Vortrag von Boris Deichmann, der die Vorteile von RA-MICRO vCloud auflistet:

  • Die EDV-Umgebung bleibt durch regelmäßige Upgrades immer auf dem Stand der Technik.
  • Die Daten werden durch Verschlüsselungstechnik DSGVO-konform im Rechenzentrum gesichert.
  • Office-Produkte können von jedem Nutzer auf bis zu fünf Windows-Endgeräten genutzt werden, also auch daheim und auf mobilen Geräten.
  • Sicherer Zugriff auf Kanzleidaten für den mobilen Anwalt von zu Hause, bei Gericht und sogar im Urlaub.
  • Heimarbeitsplätze, beispielsweise für Mitarbeiter(innen) während der Elternzeit, lassen sich auf diese Weise sicher einbinden.
  • Die vCloud bietet überörtlichen Sozietäten zudem eine sichere und stabile Verbindung zwischen verschiedenen Standorten.

Vortrag beim RA-MICRO vCloud Tag in Köln

„Wenn das geht, ist das der Brüller“, sagt Rechtsanwalt Andreas Kallen, „zumal mir klar geworden ist, dass ich angesichts der neuen Anforderungen etwa an den elektronischen Datenverkehr in jedem Fall etwas unternehmen muss.“ Andreas Kallen ist Einzelkämpfer, ein mobiler Rechtsanwalt, der sehr viel unterwegs ist. „Ob da auf dem Land überall die Netzabdeckung ausreicht, um sich in die vCloud einloggen zu können?“, fragt er skeptisch. Eine Sorge, auf die Boris Deichmann gleich eine Antwort hat: „Natürlich lässt sich auch weiterhin eine lokale E-Akte herunterladen, die man dann offline zu Terminen mitnehmen kann – auch in einem Gerichtssaal kann die Internetverbindung ja schon mal nicht ideal sein.“

Hanno Pütz, Andrea Camacho, RA Jan Lehniger und RA Josef Heinz im Gespräch

„Mein Ziel war, nicht mehr mit Papierakten zu Gericht laufen zu müssen und am Anfang des Jahres zu wissen, was am Ende bei den Kosten für die EDV auf der Uhr steht“, berichtet Rechtsanwalt Christoph Mades von der Bad Kreuznacher Kanzlei Kanzler Kern Kaiser Rechtsanwälte in seinem Vortrag beim vCloud-Tag in Köln. Vor geraumer Zeit organisierte er die Umstellung seiner Kanzlei mit 34 Arbeitsplätzen auf die RA-MICRO vCloud. Die Vorteile möchte er nicht mehr missen: „Ich bin – wenn es nötig ist – überall im Büro. Den einen Schreibtisch habe ich in der Kanzlei, den anderen im Kofferraum: in Form eines mobilen Endgeräts.“ Um die Verfügbarkeit der Daten seiner Kanzlei in der vCloud macht er sich keine Sorgen: Für die Sicherheit nach höchsten Standards, die bei Bedarf auch gegenüber Dritten per Zertifikat bestätigt werden, sorgen schließlich die Experten von RA-MICRO. Und der Internet-Anschluss der Kanzlei in Bad Kreuznach ist nicht nur durch zwei Anbieter redundant gesichert, sondern verfügt darüber hinaus auch noch über eine LTE-Funkverbindung, die genutzt werden kann, wenn alle Datenkabel beispielsweise durch einen Bagger gekappt werden sollten. „Darüber hinaus hätte zudem noch jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, vom mobilen Endgerät oder sogar von zu Hause aus weiter zu arbeiten.“

Und was das Ganze kostet? Die Frage hatte Boris Deichmann gleich zu Beginn des vCloud-Tags beantwortet: „Die Kosten sind – hochgerechnet auf vier Jahre – eins zu eins die, die Sie jetzt auch für eine Modernisierung der EDV mit lokalen Lösungen in der Kanzlei hätten. Nur dass Sie dann in vier bis fünf Jahren wieder mit der nächsten Modernisierung beginnen müssten.“

RA-MICRO Vorstand RA Josef Heinz

Rechtsanwalt Andreas Kallen aus Neuss hat sich beim vCloud-Tag intensiv informiert und nicht lange gezögert: „Ich habe alles geordert: Rechner, Drucker, vCloud“, flüstert er zufrieden, während Rechtsanwalt Christoph Mades aus Bad Kreuznach am Vortragspult noch von seinen positiven Erfahrungen mit dem neuen System berichtet. Und auch Rechtsanwalt Josef Heinz, Vorstand der RA-MICRO Software AG in Berlin, ist vom exzellent besuchten vCloud-Tag begeistert: „Unser Vor-Ort-Partner in Köln ist neuen Themen gegenüber immer besonders aufgeschlossen und – wie man auch an der Resonanz heute sieht – immer nah dran am Puls der Zeit.“

Das gesamte Interview mit Rechtsanwalt Josef Heinz finden Sie hier.

 

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.