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RA-MICRO Lab

Das Beständige bei einer Branchensoftware wie RA-MICRO ist der Wandel. Permanent werden durch die rund 50 RA-MICRO und DictaNet Entwickler Programmteile verbessert, erneuert und neue Anwendungen entwickelt. Dies um die sich permanent verbessernden technologischen Möglichkeiten zur Arbeitszeit- und Kosteneinsparung sowie zur Erhöhung der Performance und des Anwendungskomforts den Anwendern optimal und frühestmöglich zu erschließen. In dieser Rubrik stellen wir jeweils aktuell einige in der Entwicklung befindliche, besonders für die Praxis interessante Forschungs- und Entwicklungsprojekte kurz vor.

RA E-Akte App

Die PDF E-Akten Stapel bilden die typische anwaltliche Arbeitsorganisaton mit Papier-Aktenstapeln elektronisch nach. Die relative Höhe der Stapel untereinander wird grafisch dargestellt. Bis zu 8 Stapel sind möglich. Die Stapel enthalten PDF E-Akten als Leseexemplare. Die speziellen Stapel Fristen (optional m. Wiedervorlagen), Termine, Postkorb sind mit dem Kanzleidatenbestand synchronisiert über WLAN und Internet. Es wird Apps für Windows 10, Android und Apple iOS geben. Geplant ist die Rücksynchronisation von Annotationen auf Dokumenten in den Kanzleidatenbestand.

PDF E-Akten Exporter

E-Akten werden in der Kanzlei erstellt und bearbeitet. Der RA-MICRO PDF-E-Akten Exporter exportiert diese im universal  gebräuchlichen PDF-Format für die mobile Nutzung auf Laptops, Smartphones und Tablets. Es werden einzelne oder Gruppen von Akten exportiert. Exportiert wird per E-Mail oder per Export-Dateiordner mit Synchronisation im  Netzwerk oder Internet.

Aktenregal

Das RA-MICRO Aktenregal bildet den Anblick des Papier-Akten Regals elektronisch nach. Die Zielsetzung ist ein schneller Überblick über den Stand der Kanzlei-Akten und Mandate. Die Referate werden farblich unterschieden, analog zur Verwendung farbiger Aktenordner. Zahlreiche Auswertungen: nach Aktensachbearbeitern und nach Referaten sind integriert, so nach Umsätzen, Salden von Auslagen, Fremdgeld, Forderungen und statistischen Jahresvergleichen.

Dekrypter App

Für Apple iOS, Android und Windows 10

Die Dekrypter App ergänzt die Funktionen RA-MICRO E-Versand und RA-MICRO Krypt Outlook Add-in für die Empfängerseite. Immer mehr wird das Lesen von Mandantenpost auf dem Smartphone/Tablet üblich und gefordert. Die Dekrypter Apps für Android, Apple iOS und Windows 10 werden das Entschlüsseln der verschlüsselten Anwaltspost ermöglichen.

Aktenwächter

Der Aktenwächter verbessert die  Überwachung des  RA-MICRO Datenbestandes zu laufenden Akten auf elektronisch feststellbare Ereignisse.

  1. Akten ohne Wiedervorlagen (falls man in allen Akten eine WV wünscht).
  2. Teilzahlungsüberwachung im Aktenkonto. Raten können nach Höhe und Zeitraum eingegeben werden. Man braucht nicht mehr, wie bisher, eine Überwachungs-WV eintragen, sondern könnte wenn überhaupt eine WV eintragen am Ende des geplanten Zeitraumes:  z. B. Forderung erledigt? Während der vereinbarten Ratenlaufzeit prüft das Programm monatlich auf Zahlungseingang und notiert eine WV, wenn nicht gezahlt wurde.
  3. Überwachung von Forderungskonten auf fehlende Bewegung für ein Zeitspanne.
  4. Überwachen von E-Akten auf fehlende Bewegungen für eine Zeitspanne.
  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.