Auf dem RA-MICRO Anwendertreffen am 20. Juni 2018 in Berlin, konnten sich Kunden über viele neue Trends und Entwicklungen in Sachen Digitalisierung der Anwaltskanzlei informieren.

Zu Beginn der Veranstaltung präsentierten Frau Kerstin Schlecht (Dipl.-Wirtschaftsjuristin) und RAin Linda Jahnke die RA-MICRO APP. Neben der Möglichkeit, Termins- und Fristenakten sicher verschlüsselt auf das Mobilgerät zu übertragen, stellt diese mehr als 1.000 aktuelle Bundes- und Landesgesetze auch offline zur Verfügung. In die App integriert ist zudem der kostenlose RA-MICRO Entscheidungsfinder, mit dem die JURION-Rechtsprechungsdatenbank nach Fundstellen durchsucht werden kann. Angeregt durch Wünsche unserer Kunden wird es demnächst auch eine eigenständige E-Akten App sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte geben.

Im Anschluss stellte RAin Andrea Brandenburg die aktuellen Anpassungen der RA-MICRO-Kanzleisoftware an die neue DS-GVO vor. Einen besonderen Schwerpunkt bildete dabei die verschlüsselte Anwaltskommunikation. Wie bei den mobilen Lösungen setzt RA-MICRO auch hier seit Langem auf Verschlüsselungstechnologien mit 256 Bit AES-Standard, der z. B. beim Onlinebanking eingesetzt werden. Mit dem neuen  Outlook Add-in RA Krypt, das ab sofort allen RA-MICRO Anwendern kostenlos zur Verfügung steht, ist eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation einfach und schnell möglich. Weitere Information zu RA Krypt erhalten Sie hier.

In ihrer Einführung in die digitale Kanzleiorganisation informierte Frau Brandenburg über die im Zusammenhang mit der Nutzung des beA immer wichtiger werdende Möglichkeit der digitalen Posteingangsbearbeitung mit Hilfe des RA-MICRO E-Workflows. Anschließend stellte Frau Schlecht sehr anschaulich dar, welche Arbeitserleichterung mit der neuen Online Mandats-Aufnahme erreicht werden kann. Hierbei geben nicht die Mitarbeiter der Kanzlei sondern der potenzielle Mandant selbst seine Daten online in ein Webformular ein. Nach der verschlüsselten Übertragung der Daten an die RA-MICRO Kanzleisoftware werden sie dort strukturiert verarbeitet. Das Anlegen einer neuen Akte mit allen erforderlichen Daten erfordert dann nur noch wenige Klicks.

Mit dem neuen RA-MICRO v – Kanzlei-EDV sicher online – konnte RA Thomas Schmidt ein besonderes Highlight vorstellen. Die moderne Anwaltskanzlei arbeitet online – von überall und mit jedem beliebigen Endgerät. Mittels Virtualisierung kann die Kanzlei-EDV dabei im Büro, in einem Rechenzentrum oder in der Public Cloud geführt werden. Weitere Informationen zu RA-MICRO v erhalten Sie hier.

Zum Abschluss präsentierte Herr Marko Schumann (Wirtschaftsjurist LL.B.) das digitale Diktat mittels DictaNet App nebst Spracherkennung und verdeutlichte, wie effizientes Diktieren nicht nur mit einem herkömmlichen Diktiergerät sondern auch per Smartphone von unterwegs funktionieren kann.

Unser nächstes Anwendertreffen findet am 04. Juli 2018 im Nemetschek Business & Conference Center in München statt.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.