Online Mandats-Aufnahme

Online Mandats-Aufnahme

So arbeiten heute moderne Kanzleien!

Der neue Mandant erfasst seine persönlichen und fallbezogenen Stammdaten selbst online auf der Kanzleihomepage im Internet, online von zuhause aus oder auch auf dem Tablet im Wartezimmer.

Rationalisieren und sparen mit der neuen Online Mandats-Aufnahme von RA-MICRO

Mit der Online Mandats-Aufnahme stellt die Kanzlei dem neuen Mandanten ein Formular auf der eigenen Kanzleihomepage zur Verfügung. Die eingegebenen Daten zum Mandanten und zum Fall werden elektronisch an die RA-MICRO Kanzleisoftware gesandt und dort automatisiert für die Anlage eines neuen Mandanten und/oder eines neuen Falles verarbeitet.

Mandanten über das Internet gewinnen

Rechtsuchende können auf Ihrer Kanzleihomepage mit einem einfachen Klick auf einen Button eine Anfrage an Ihre Kanzlei starten und dabei schon einmal ihre Falldaten an die Kanzlei übermitteln. Mit diesem leicht zugänglichen Formular wertet jede Kanzlei ihre Homepage auf:

  • Der Quelltext kann bequem aus Ihrem RA-MICRO Online-Konto kopiert werden (und muss dann nur noch auf der Homepage eingesetzt werden).
  • Das Formular ist genau auf die Informationsbedürfnisse von Kanzleien abgestimmt und fragt beispielsweise nach Rechtsschutzversicherungen. Weitere referatsspezifische Formulare sind in Vorbereitung.
  • In einem Textfenster können Rechtsuchende und potenzielle Mandanten einen persönlichen Text eingeben und so das Anliegen schon einmal formulieren.
  • Die Daten werden verschlüsselt an eine von den Nutzern zuvor festgelegte E-Mail-Adresse gesendet.

Wir empfehlen, im Wartezimmer neuen Mandanten ein preiswertes Android-Tablet auszuhändigen, damit sie mit diesem ihre persönlichen Daten und bei Standardfällen wie Verkehrsunfällen auch Falldaten eingeben können.

Falldaten automatisch in RA-MICRO importieren

In der Kanzlei trifft die Anfrage mit den verschlüsselten Formulardaten im E-Eingangsfach ein und gelangt in das elektronische Posteingangsfach eines zuvor dafür allgemein zugeordneten RA-MICRO Benutzers. Dort kann sofort mit einem Rechtsklick auf die E-Mail eine neue Akte angelegt werden. Dabei werden die Daten entschlüsselt. Nach Kenntnisnahme des Inhalts kann

  • ggf. eine weitere neue Akte angelegt,
  • die Anfrage einer bestehenden Akte zugeordnet,
  • die Akte einem Sachbearbeiter zugeordnet und
  • die Anfrage abgelehnt und das Formular gelöscht werden.

Das Formular ist so aufbereitet, dass der Inhalt direkt von RA-MICRO erkannt wird. Das heißt:

  • Im Fall einer Neuanlage werden die Kontaktdaten des Interessenten automatisch in das Adressfenster eingelesen, fehlerträchtige Tipparbeiten
    sind nicht erforderlich.
  • Das Programm ruft automatisch bereits bekannte und vorhandene Adressdaten auf, wenn Übereinstimmungen mit den Formulardaten festgestellt werden.

Weitere Produktinformationen und Support

Probieren Sie das Kontaktformular aus,
klicken Sie auf den Button rechts.

Online Mandats-Aufnahme

Detaillierte Anleitungen zur Einrichtung und zur Benutzung der Online Mandats-Aufnahme können Sie hier downloaden.

Weitere Informationen und Support erhalten Sie telefonisch oder per E-Mail:
Telefon: 030 43598-793
E-Mail: support@ra-micro-online.de
*montags – donnerstags 08:00 – 18:00 Uhr, freitags 08:00 – 16:00 Uhr

Testen Sie das Kontaktformular selbst.

Online Mandats-Aufnahme

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.