Tag der offenen Tür

Um elektronische Akten mobil zu bearbeiten oder „mitzunehmen“, bietet RA-MICRO jeweils an die verschiedenen Praxissituationen angepasste Lösungen, selbst wenn die Internetverbindungsqualität schwach oder nicht zuverlässig vorhanden ist.

1. Fernarbeitsplätze für indirekte Arbeit in der Kanzlei (offline)

Ist die Internetverbindung stabil und schnell, können externe RA-MICRO Arbeitsplätze mittels VPN-RDP, Teamviewer- und vViewer-Fernsteuerungssoftware einfach mit der Kanzlei-EDV verbunden werden. Sobald der Anwalt jedoch außerhalb von Ballungsgebieten mobil unterwegs ist, entfällt diese Option oft, weil die Verbindungsqualität vor Ort meist zu gering ist.

RA-MICRO bietet hierfür den RA-MICRO Mobil Arbeitsplatz (RA-MICRO Mobil AP). Dieser zeichnet sich dadurch aus, dass ein Auszug aus dem RA-MICRO Datenbestand als „Offline“-Fassung z. B. auf Laptops kopiert und auf diesen Geräten außerhalb der Kanzlei mitgenommen werden kann. Der Start des RA-MICRO Mobil APs entspricht dem Start von RA-MICRO in der Kanzlei, sodass der Zugriff auf die Daten nur mit einem gültigen RA-MICRO Login/Passwort möglich ist. Zusätzlich kann auch der gesamte „Offline“-Datenbestand verschlüsselt mobil vorgehalten werden, sodass nicht nur der Transport der Daten passwortgeschützt ist, sondern auch deren mobile Nutzung (hierfür ist eine kostenpflichtige Drittsoftware namens Boxcryptor) notwendig.

Änderungen im RA-MICRO Datenbestand – wie z.B. neu erstellte Druckdateien oder Notizen und Verfügungen an E-Akten-Daten, die später in der Kanzlei ausgedruckt werden sollen – werden zunächst in den lokalen Daten des RA-MICRO Mobil APs zwischengespeichert. Sobald der mobile PC wieder im Kanzleinetz ist oder eine Ferndatenverbindung zu RA-MICRO in der Kanzlei (z.B. über externe Dienste wie Resilio oder VPN) hergestellt wurde, werden die Daten synchronisiert.

Für diese Lösung entstehen den RA-MICRO Kunden aktuell keine zusätzlichen RA-MICRO Lizenzkosten.

2. Anforderung mobile elektronische Akte

Für die Leseansicht von E-Akten außerhalb der Kanzlei steht die RA-MICRO App zur Verfügung. Einzelne Akten bis hin zu kompletten Aktenbeständen können per Knopfdruck an das iPhone und/oder iPad eines oder mehrerer Mandanten geschickt werden. Dasselbe gilt auch für Termins- und Fristen-Akten. Der Versand kann entweder per WLAN, E-Mail, Speicherstick oder per USB-Kabel erfolgen. In der Kanzlei bleiben die Daten stets weiterhin vollständig verfüg- und bearbeitbar. Eine Bearbeitung der Akte auf dem mobilen Gerät erfolgt hierbei per Diktat und nicht direkt in den Aktendaten, da es sich um Lesekopien handelt. Dieses Diktat wird entweder über die Sclip-Funktion (für kurze Mitteilungen) oder per professioneller DictaNet-App aufgenommen und verschlüsselt an die Kanzlei geschickt.

Lokale Markierungen auf den E-Akten-Dokumenten in der RA-MICRO App sind möglich.

Ist eine Akte im obigen Versand an die RA-MICRO App durch den Benutzer „vergessen“ worden oder entsteht der Bedarf an einer anderen Akte erst nach Verlassen der Kanzleiräume, besteht die Möglichkeit Akten „anzufordern“. Die Aktenanforderung und der Versand der E-Akte auf das Mobilgerät können nach Freischaltung des mobilen Gerätes vollautomatisch erfolgen, also ohne Benutzereingriff in der Kanzlei.

Eine zusätzliche Funktion der RA-MICRO App ist der mobile Kalender. Für den Fall, dass ein Termin wahrgenommen wurde, der im RA-MICRO Kalender+ eingetragen war, kann auch die Funktion „Terminsbericht senden“ aus der Kalender-Funktion der RA-MICRO App genutzt werden, um z.B. Folgetermine oder kurze Anmerkungen zum Termin an den Kanzlei-Kalender bzw. zur Kanzlei-Akte zu übermitteln.

Für diese Lösungen entstehen Ihnen aktuell keine zusätzlichen RA-MICRO Lizenzkosten.

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.