vOffice
Das virtuelle Büro
vOffice – das virtuelle Büro für die Anwaltschaft
Wie lässt sich Videokommunikation als neuer zentraler Bestandteil der anwaltlichen Arbeit am besten schützen? RA-MICRO hat mit vOffice eine Lösung entwickelt, die die hohen Sicherheitsanforderungen der Anwaltschaft für die Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes zur Mindestvoraussetzung macht. Mit vOffice haben Anwälte und Kanzleien ein Werkzeug, durch das Mandantengespräche und Teammeetings ortsunabhängig und sicher möglich werden. Und das beste: vOffice ist für Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater kostenlos.
„vOffice ist für mich schon heute die Kanzlei von morgen“ – Rechtsanwältin Marie Vandersanden im Interview
Wieso haben Sie sich für vOffice entschieden?
In meiner Kanzlei spielte Videokommunikation schon vor Corona und dem Lockdown eine wichtige Rolle. Wenn man Mandanten im ganzen Bundesgebiet hat, kommt man eigentlich nicht darum herum. Daher war ich gut vorbereitet, als direkte Kontakte und Termine in der Kanzlei plötzlich nicht mehr möglich waren.
Was mich an vOffice überzeugt, ist die Tatsache, dass hier das Berufsrecht und das Datenschutzrecht gewahrt bleibt. Vertraulichkeit ist für mich und meine Mandanten das Allerwichtigste. Ich kann mit Mandanten nur dann guten Gewissens per Video kommunizieren, wenn sichergestellt ist, dass die Gespräche vertraulich bleiben und die Daten nicht aufgezeichnet werden. Nach Wegfall des Privacy Shields ist außerdem eine sichere Videokonferenzlösung alternativlos.
Gerade für neue Mandanten ist der persönliche Faktor sehr wichtig. Wenn man sein Gegenüber sieht, schafft das eine verbindlichere Atmosphäre, als wenn alles schriftlich abläuft.
Neben der Vertraulichkeit spielt auch die Nutzerfreundlichkeit eine Rolle bei der Auswahl von Software. Wie sind Ihre Erfahrungen mit vOffice?
Die Einrichtung verlief sehr sympathisch, unkonventionell im besten Sinne und persönlich. Zwei Mitarbeiter empfingen mich in meinem künftigen virtuellen Büro, erklärten mir die Funktionalitäten und richteten alles zusammen mit mir ein. Chefarztbehandlung, würde ich sagen.
Seither fügt sich vOffice in meinen Arbeitsalltag ein und erleichtert mir den Kontakt zu Mandanten. Auf Anfrage erhalten sie einen Link und werden zum vereinbarten Zeitpunkt in den virtuellen Warteraum geleitet. Der Klingelton, mit dem die Ankunft von Mandanten angezeigt wird, gefällt mir besonders gut, da er einer analogen Türklingel nachempfunden ist. Ich war schon kurz davor, zur Tür zu gehen, um die Mandanten zu empfangen.
Wie nehmen Ihre Mandanten vOffice an?
Meine Mandanten waren es ja schon gewohnt, mit mir per Video zu kommunizieren. Statt einem generellen Wieso tauchte daher eher die Frage auf, warum vOffice und nicht eine der bekannten Lösungen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Mandanten die zusätzliche Vertraulichkeit, die durch eine sichere Peer-to-Peer-Verbindung garantiert ist, sehr zu schätzen wissen. Auch in Sachen Bedienbarkeit bekomme ich positives Feedback: Der Einladungslink führt direkt in den virtuellen Warteraum, wo sie von mir empfangen werden.
Neben dem Sicherheitsaspekt ist für mich als Unternehmerin wichtig, dass ich mich durch vOffice von den allgegenwärtigen Lösungen abhebe, die jeder aus dem privaten Umfeld kennt. Eine eigens für die Belange von Anwälten konzipierte Lösung ist für mich eine vertrauensbildende Maßnahme. Dadurch erhält das Gespräch einen professionellen Rahmen und ich kann durch die Einblendung meines Kanzleilogos eine Gesprächssituation wie in der Kanzlei nachbilden.
Welche Erweiterungen wünschen Sie sich, worauf freuen Sie sich?
Da das virtuelle Büro für mich gleichwertig zum Realoffice ist, würde ich es gerne entsprechend einrichten und mein Corporate Design integrieren. Für den Warteraum geht das schon, bei den Einladungsmails könnte man noch einen personalisierten Betreff und das individuelle Logo der Kanzlei einbinden. Das schafft Wiedererkennungswert und die Mandanten erkennen leichter, wer ihnen eine Mail schickt und weshalb. vOffice ist für mich schon heute die Kanzlei von morgen, damit wäre es perfekt.
Marie Vandersanden arbeitet im Bereich gewerblicher Rechtsschutz und E-Commerce, vorwiegend im Kennzeichnungs- und Wettbewerbsrecht.
Nach Abschluss des LL.M. und der Zulassung als Rechtsanwältin war sie in einer Münchner Großkanzlei angestellt. Es folgte die Leitung der Rechtsabteilung eines weltweit agierenden Konzerns in der Lebensmittelbranche und 2015 die Gründung ihrer eigenen Kanzlei in Bremen. Hier berät sie Mandanten aus dem ganzen Bundesgebiet und bringt ihre internationalen Rechts- und Sprachkenntnisse ein.
Das virtuelle Büro – kostenlos in Ihrer Kanzlei
Berufsrechtliche Aspekte zur Videotelefonie
Im medizinischen Bereich gibt es schon seit geraumer Zeit die Möglichkeit, mit Patienten eine „Videosprechstunde“ durchzuführen. Alle Arztpraxen, die eine Videosprechstunde anbieten möchten, müssen dies vorab der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung anzeigen und genehmigen lassen. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung hat hierfür eine Liste der zertifizierten Anbieter von Videokonferenz-Software zusammengestellt.
Vergleichbare Standards für den Anwaltsbereich gibt es bislang noch nicht. Daher stellt sich die Frage, welche berufsrechtlichen Vorgaben zu beachten sind, wenn die rechtliche Beratung, die Durchführung von Vertragsverhandlungen oder die tägliche Kommunikation innerhalb der Kanzlei im Rahmen von Videobesprechungen stattfinden.
Neben den datenschutzrechtlichen Vorgaben, die sich zum einen aus § 203 StGB, § 43 e BRAO, § 2 BORA sowie der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz ergeben, hat die Kanzlei vor dem Einsatz die jeweilige Videokonferenz-Lösung nach dem gewünschten Funktionsumfang sowie den Sicherheitskriterien im Sinne einer sorgfältigen Auswahl nach § 43 e Abs. 2 Satz 1 BRAO zu bewerten.
Kommt es zum Einsatz einer Videokonferenzlösung, ist mit dem Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen. Dieser muss unter anderem geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten beinhalten, um einen sicheren Umgang mit dem Konferenz-Tool zu gewährleisten.
Vollmachtserteilung nach wie vor in Schriftform
Auch wenn das Mandantengespräch oder die anwaltliche Beratung per
Videobesprechung stattfinden, muss für die außergerichtliche Vertretung
die Vollmachtserteilung in Schriftform als Vollmachtsurkunde vorliegen (§ 174 BGB). Gleiches gilt für die gerichtliche Vertretung gem. § 80 ZPO. Weder die vom RA beglaubigte Kopie noch die Vorlage einer digital erstellten Vollmacht mittels qualifizierter elektronischer Signatur reichen hierfür aus.
Anders regelt es mittlerweile das RVG, das nach § 3a Abs. 1 für eine Vergütungsvereinbarung die Textform erlaubt. Die Erklärung des Mandanten darf weder in der Vollmacht selbst noch in einem anderen Vordruck enthalten sein, sondern muss gesondert erfolgen. Somit könnte sie bereits in einem Videotelefonat vorgelegt und mittels Dokumentenübermittlung überreicht werden. Für etwaige Vorbereitungen eignet sich das digitale Wartezimmer von vOffice.
Dokumentationspflicht für die Handakte
Gem. § 50 BRAO muss der Rechtsanwalt durch das Führen von Handakten
(gleiches gilt bei einer elektronischen Datenverarbeitung) ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge abgeben können. Bei Videobesprechungen im Rahmen der Mandatsbearbeitung sollte der wesentliche Inhalt in Form eines Protokolls festgehalten und zur Akte gespeichert werden. Von einer Aufzeichnung ist aus Datenschutzgründen grundsätzlich abzusehen.
Arbeitsrechtliche Aspekte
Der Einsatz von Videokonferenz-Software im Beschäftigungsverhältnis kann je nach Zweck auf § 26 Abs. 1 BDSG oder auch auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. In beiden Fällen ist eine Interessenabwägung vorzunehmen. Dabei sind die betroffenen Grundrechtspositionen und widerstreitenden Interessen gegeneinander abzuwägen. So verstoßen Video-Tools dann gegen Arbeitnehmerinteressen, wenn sie auch zur Arbeitnehmerüberwachung (zum Beispiel zur Anwesenheitskontrolle oder zum Aufmerksamkeitstracking) eingesetzt werden.
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Folgende Besonderheiten sollten beachtet werden:
Das Prinzip der Datenminimierung nach DSGVO gilt grundsätzlich auch beim Einsatz von Videokonferenzystemen. Hiernach sollte der Funktionsumfang der Video-Konferenzanwendung auf das für die Kommunikation notwendige Maß begrenzt werden.
Sofern vorhanden, sollten datensparsame Voreinstellungen und Zugangsbeschränkungsfunktionen genutzt werden.
Alle Trackingfunktionen müssen ausgeschaltet sein, um eine unzulässige Überwachung der Arbeitnehmer oder deren Arbeitszeiten zu verhindern. Darunter fällt einerseits die Funktion, den Anwesenheits- und Aktivitätsstatus (aktiv/inaktiv/abwesend) des Arbeitnehmers zu verfolgen, und andererseits das Aufmerksamkeitstracking während des Meetings. Bei letzterem wird dem Administrator angezeigt, ob der Teilnehmer während des Meetings das Tool lediglich im Hintergrund laufen lässt.
Von einer Aufzeichnung der Video-Konferenz sollte grundsätzlich abgesehen werden. Die Teilnehmer sollten generell angehalten werden, sich Gesprächsnotizen zu machen oder sich Dokumente und Präsentationen im Nachgang per E-Mail zu übersenden. Auch die Erstellung eines Protokolls während oder nach der Konferenz ist hilfreich.
Auch sollte der Zugang mittels Passwort geschützt oder die Warteraumfunktion aktiv genutzt werden, um so den Zugang von unberechtigten Zuhörern zu unterbinden.
Bei der Warteraumfunktion im vOffice werden die eingeladenen Teilnehmer über einen Link zunächst in einen sog. Warteraum geleitet.
Zulässige Aufzeichnungen, Chatverläufe und andere Dokumentationen sollten nach dem Meeting aus dem Konferenz-Tool gelöscht und im Unternehmen lediglich bis zur jeweiligen Zweckerreichung aufbewahrt werden.
Autorin: RAin Andrea Brandenburg, Leiterin RA-MICRO Landesrepräsentanz Berlin
„Die Büroarbeitsweise der Zukunft“ – Marie-Ivonne Otisi-Schaarschmidt, Vorstand, und RA Dr. Peter Becker, Aufsichtsratsvorsitzender, im Gespräch über vOffice
Was war der zentrale Gedanke bei der Entwicklung von vOffice?
Otisi-Schaarschmidt:
Schon länger gab es bei unserem Softwareunternehmen den Gedanken, dass fachkompetentes arbeitsteiliges Arbeiten in einer modernen Zeit nicht von der Anwesenheit im Büro abhängig sein sollte, sondern dass an die Stelle des realen Büros etwas Moderneres, ein virtuelles Büro im Internet treten sollte. Ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht mehr Flexibilität in der individuellen und vor allem familiären Lebensgestaltung, wenn die Notwendigkeit entfällt jeden Tag zu Bürozeiten an einem bestimmten Ort – nämlich im Büro – sein zu müssen. Mehr Lebensqualität für die Beschäftigten und mehr Produktivität für das Unternehmen sollten die Folge sein.
Die angekündigte Corona-Pandemie war der Anlass dafür, diese Gedanken konkret zu konzeptionieren und kurzfristig zu realisieren. Denn wie viele andere Firmen baten auch wir, den überwiegenden Teil unserer Mitarbeiter zur Sicherheit von zu Hause aus zu arbeiten. Hierfür brauchten wir ein Softwaresystem, damit das arbeitsteilige Zusammenwirken der Mitarbeiter im Homeoffice und im „Real Office“ optimal abläuft.
Dr. Becker:
vOffice sollte eine virtuelle Realität sein, die möglichst realitätsnah die vorherigen analogen Büroabläufe in der Kommunikation abbildet. Ein virtueller Ort an dem sich Mitarbeiter und externe Personen, Besucher und Klienten unabhängig von ihrem tatsächlichen Aufenthaltsort treffen können.
Otisi-Schaarschmidt:
In unserem Unternehmen RA-MICRO Software AG, in dem vOffice schnell eingeführt wurde und sich inzwischen mit rund 500 bundesweit verteilten Teilnehmern tagtäglich bewährt, ist es inzwischen so, dass es gefühlt gar keinen Unterschied mehr gibt zwischen Mitarbeitern im Homeoffice und Mitarbeitern im Büro. vOffice ist für uns eine gleichwertige, oft sogar bessere Alternative zum realen Büro. Ein großer Vorzug von vOffice ist z. B. die Möglichkeit, bei Bedarf umgehend Input von anderen Mitarbeitern zu erhalten, indem diese oft sogleich in einen Video-Call einbezogen werden können.
Eine Frage, die sich zwangsläufig bei der Verlagerung der Arbeit in den virtuellen Raum stellt, ist der Datenschutz. Wie ist vOffice hier aufgestellt?
Dr. Becker:
Unsere Position ist, dass die Vertraulichkeit jeglicher Kommunikation bestens geschützt werden muss, die interne Mitarbeiter-Kommunikation ebenso wie die externe Kommunikation. Daher haben wir bei vOffice eine Technologie ohne die serverbasierte Videokommunikation herkömmlicher Videosysteme gewählt: die Peer-to-Peer Technologie auf Basis des Open Source WebRTC-Protokolls. Damit wird eine besonders abhörsichere Verbindung direkt zwischen den Endgeräten der Nutzer hergestellt. Eine vertrauenswürdige Grundlage für die Gespräche zwischen den Nutzern ist für uns die Voraussetzung für die Verlagerung der Kommunikation in den virtuellen Raum.
Otisi-Schaarschmidt:
Nach Aussagen von Experten finden zur Zeit täglich 4 Milliarden Videocalls pro Tag statt. Mit Abstand der größte Teil dieser Videogespräche verläuft über Server. Das ist aus datenschutzrechtlichen Gründen insbesondere auch deshalb schwierig, weil oft die den Anbietern zugrunde liegenden Geschäftsmodelle die Sammlung von Dateninformationen beinhalten. Dieses Geschäftsmodell lehnen wir ab. Wir möchten für unsere Nutzer sicherstellen, dass die Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes auch im virtuellen Raum möglich ist und erhalten bleibt. Wir sehen vOffice auch als die europäische Antwort auf aktuell amerikanisch dominierende Systeme.
Datenschutz ist in der Praxis leider oft auch eine Frage der Praktikabilität. Wenn eine datenschutzrechtlich sichere Videokommunikation eine aufwendige Netzwerklösung voraussetzt, ist das keine Lösung auf die vor allem kleine und mittelständische Unternehmen kurzfristig zugreifen können. Videokommunikation muss für alle Beteiligten einfach sein; das gilt auch für die sichere Videokommunikation. Ganz entscheidend ist daher, dass weder Mitarbeiter noch externe Nutzer wie z. B. Mandanten für vOffice etwas installieren müssen. vOffice läuft 100 % im Browser und verbindet Einfachheit mit Sicherheit, insbesondere z. B. auch für Mandanten, die so zu hochvertraulichen Gesprächen eingeladen werden können.
Gibt es besondere Features in vOffice?
Otisi-Schaarschmidt:
vOffice arbeitet vor allem damit, dass man den Status der jeweiligen Mitarbeiter live erkennt. Morgens loggen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im virtuellen Büro ein und schalten so ihren Status auf grün. Dadurch weiß jede Person im Unternehmen, dass der jeweilige Mitarbeiter anwesend und kontaktierbar ist. Befindet sich eine Person im Gespräch, ändert sich der Status auf gelb. Natürlich kann der Status auch manuell geändert werden, wenn man z. B. ohne Ablenkung konzentriert arbeiten möchte. Der vOffice-Status ist das Äquivalent zum kurzen Blick ins Nachbarbüro um zu sehen, ob der Kollege gerade Zeit hat.
Dr. Becker:
Ebenso wie es im realen Büro möglich ist, sich an Gesprächen zwischen zwei Personen zu beteiligen, bietet auch vOffice diese Möglichkeit. Unterhalten sich zwei Mitarbeiter, mit denen auch ich kurz etwas besprechen möchte, kann ich mich, falls diese zustimmen, in die Unterhaltung einklinken.
Otisi-Schaarschmidt:
Die Übersicht über die jeweilige Team- und Firmenstruktur wird durch ein interaktives Organigramm garantiert. Alle Mitarbeiter erscheinen hier mit ihrer hierarchischen Position und ihrem Aufgabengebiet im Unternehmen. Sie können durch direkte Klicks angerufen oder per Kurznachricht kontaktiert werden.
Dr. Becker:
vOffice beantwortet auch die Frage, wie sich neue Mitarbeiter oder externe Personen in eine virtuelle Firma integrieren sollen. Im realen Büro bekommt man anhand der Platzanordnung eine gewisse Übersicht, das fällt im Homeoffice vor allem für die Leute weg, die vielleicht erst während der Corona-Pandemie eingestellt wurden. Mit dem interaktiven Organigramm wirkt vOffice hier entgegen und bildet eine Gliederung des Unternehmens in Teams und Bereich, durch die sich auch neue Mitarbeiter schnell integrieren können. vOffice ist dadurch die Basis für die Selbstorganisation der Mitarbeiter im Unternehmen.
Otisi-Schaarschmidt:
Durch vOffice wird auch das wichtige Gefühl der Firmenzugehörigkeit gestärkt. Denn unabhängig vom Arbeitsort wird eine gleichbleibende Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sichergestellt. Das funktioniert insbesondere auch deshalb, weil im vOffice die Bereitschaft zur Videokommunikation angezeigt wird und somit Videocalls nicht nur geplant nach vorheriger Absprache erfolgen können, sondern jederzeit spontan je nach Bedarf – wie im echten Büro. So wird auch Gefahr der Vereinsamung im Homeoffice wirksam entgegengetreten.