RA-MICRO hat aktuell folgenden Planungsstand zur beA-Nutzung mit RA-MICRO ab 2018:

Die Ende 2017 bzw. Anfang 2018 erfolgende Auslieferung der RA-MICRO Jahresversion 2018 wird auch die den Softwareherstellern von der BRAK zur Verfügung gestellte beA-Schnittstellensoftware beinhalten. Diese ermöglicht das automatisierte Senden und Empfangen von elektronischen Dokumenten über das beA aus der RA-MICRO Kanzleisoftware.

  1. Der RA-MICRO E-Workflow wird durch automatisierte Programmfunktionen zum Senden und Empfangen von beA-Nachrichten über diese BRAK-Schnittstelle erweitert.
  2. Es wird einen automatischen beA-Empfang in den E-Postfächern geben mit optionaler Durchleitung von beA-Anwalts-Postfächern in einen RA-MICRO Benutzer-Postkorb.
  3. Das beA-Senden wird in die Word-Schnittstelle aufgenommen.
  4. Der RA-MICRO E-Brief erhält eine beA-Senden-Funktion. Der RA-MICRO Postausgang erhält für die beA-Teilnehmer je ein gesondertes beA Ausgangs-Postfach, in dem
    1. Dokumente signiert werden können,
    2. signierte Dokumente mit einem zur Versendung für diesen beA-Teilnehmer berechtigenden Zertifikat versendet werden können und
    3. alle im Ausgangs-Postfach enthaltenen Dokumente mit der beA-Karte im Kartenleser versendet werden können (im Fall des Versands mit beA-Karte entfällt das Erfordernis der Signatur der Dokumente).
  5. Das RA-MICRO Adressfenster erhält eine Erweiterung für beA-Adressdaten.
  6. Die bisherige manuelle beA-Schnittstelle über Upload-/Download-Ordner zur beA-Weboberfläche bleibt daneben erhalten.

Für die rationalisierende Nutzung des beA sind folgende Maßnahmen erforderlich oder empfehlenswert, diese sollten vorbereitend bereits 2017 erfolgen:

  1. beA-Softwarezertifikate sollten für die anwaltlichen beA-Teilnehmer und soweit organisatorisch zweckmäßig auch für Mitarbeiter und nicht-anwaltliche Vertreter im beA-Webzugang eingerichtet werden. Die Software-Zertifikate sind einstweilen lokal auf einem PC abzuspeichern. In RA-MICRO wird eine Zertifikatsverwaltung für die RA-MICRO Benutzer enthalten sein, so dass die Zertifikate der beA-Benutzer im E-Workflow automatisch einbezogen werden können. Für den automatisierten Abruf von beA-Nachrichten ist ein Zertifikat je beA-Postfach erforderlich.
  2. Der RA-MICRO Posteingang ist in Betrieb zu nehmen. Dieser ist die zentrale Komponente des RA-MICRO E-Workflow-Rationalisierungskonzeptes. ALLE elektronischen Dokumenteneingänge müssen an einer zentralen Stelle bearbeitet und in den Kanzlei-Arbeitsablauf eingefügt und insbesondere Akten zugeordnet werden. Die Grundregel von RA-MICRO ist, dass es keine Dokumente im RA-MICRO E-Workflow geben darf, die keiner Aktennummer zugeordnet sind. Dokumente, die nicht zu anwaltlichen Angelegenheiten gehören, sind Sammel-Akten zuzuordnen. Diese zwingend erforderliche Verknüpfung ALLER elektronischen Dokumente mit Aktennummern muss notwendigerweise zu Beginn jeder Bearbeitung von elektronischen Dokumenten in der Anwaltskanzlei stehen!
  3. Die RA-MICRO E-Mail-Konten-Verwaltung ist in Betrieb zu nehmen. E-Mail-Konten der Kanzlei, die nach außen als E-Mail-Adressen genutzt werden, sind dort anzulegen. Nach außen angegebene Kanzlei-E-Mail-Konten sind im Posteingang/Quellen einzutragen. Gehen E-Mails auf anderen E-Mail-Konten ein, insbesondere direkt bei Anwälten, so sind diese grundsätzlich an das hier eingestellte Kanzlei-E-Mail-Konto weiterzuleiten zwecks Einspeisung in den E-Workflow. Alternativ zu diesem Weg kann ein E-Mail-Konto auch direkt einem Postkorb zugeordnet und dort empfangene Dokumente unter Zuordnung der Aktennummer in den E-Workflow übernommen werden.
  4. Es sollte geprüft werden, ob ausnahmslos alle Sendungen nach außen in die E-Akte gespeichert werden bzw. sollte dies organisatorisch sichergestellt werden.
  5. Empfehlung: Der RA-MICRO E-Brief ist in Betrieb zu nehmen für den elektronischen Versand von Dokumenten und E-Mails an Dritte. Dafür ist lediglich die Speicherung eines E-Brief-Briefkopfes im HTML-Format erforderlich, der mit dem Programm Kanzlei/Briefköpfe/Briefköpfe E-Brief hergestellt werden kann. Der E-Brief wird eine „Senden an beA“-Funktion erhalten, so dass mit dem Kanzlei-Briefkopf an beA-Empfänger versandt werden kann. Der RA-MICRO E-Brief hat 2017 eine sehr komfortable „Rotzettel-Funktion“ erhalten (für standardisierte Kurzbriefe).
  6. Empfehlung: Nutzer sollten in der Kanzlei das Senden und Empfangen von beA-Nachrichten mit RA-MICRO mit der jetzigen händischen RA-MICRO Upload/Download-Schnittstelle mit der beA-Karte und mit Softwarezertifikaten üben.

beA-Ausblick / -Probleme:

Weitere funktionale Erweiterungen zum beA sind in RA-MICRO vorgesehen, diese werden je nach Entwicklungsstand des beA-Projektes ab 2018 realisiert, etwa die praxiswichtige Zustellung von Anwalt zu Anwalt. Manches steht zum derzeitigen Zeitpunkt noch nicht fest, so auch die Frage des im Gesetzgebungsverfahren befindlichen zwingenden Erfordernisses der Durchsuchbarkeit von PDF-Dokumenten, die alle Kanzleien zur Anschaffung und zum Betrieb von OCR-Texterkennungssoftware am beA-Postausgang zwingen würde. Der aktuelle Entwicklungsstand des beA erlaubt nicht den Test der beA-Schnittstelle der BRAK im Echtbetrieb, so dass die Mitglieder des Verbands der deutschen Anwaltssoftwarehersteller auf ihrer jüngsten Sitzung der BRAK ihren Standpunkt übermittelt haben, dass derzeit eine praxistaugliche und sichere Anbindung der BRAK-Schnittstelle zum 1.1.2018 kaum möglich erscheint.

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.