Sicherer Datenaustausch und Zustellungsnachweis

Ein wesentlicher Vorteil wird der schnelle und sichere Datenaustausch mit Zustellungsnachweis sein. Über eine Eingangsbestätigung weiß der Anwalt schnell, ob und wann ein Dokument vollständig bei Gericht eingegangen ist (§ 130a Abs. 5 S. 2 ZPO n.F.). Zudem können strukturierte Datensätze elektronisch mit den Gerichten ausgetauscht werden. Bei Einreichung einer Klage wird über das Portal oder die Kanzleisoftware bereits ein eigener Datensatz angelegt, der beispielsweise die Parteidaten enthält. Die Gerichtsverwaltung kann diesen Datensatz in die eigene EDV automatisiert einlesen. Umgekehrt werden die Gerichte die strukturierten Daten auch an die Kanzleien übermitteln, die diese wiederum in ihre Kanzleisoftware einlesen können. Fristen könnten bspw. gleich automatisiert in den Kanzleikalender eingetragen werden und müssen anschließend nur noch durch den sachbearbeitenden Anwalt überprüft werden.

Flexibilität und Zeitgewinn

Weiterer Vorteil des elektronischen Rechtsverkehrs ist, dass Arbeitsabläufe innerhalb der Kanzlei straffer und effektiver gestaltet werden können. Die ausschließlich elektronische Arbeit mit PC, Laptop oder Tablet in einem umfassenden E-Workflow kann damit, wenn sie richtig eingesetzt wird, die tägliche Arbeit enorm erleichtern.

Die elektronische Aktenführung bietet eine enorme Flexibilität. Denn elektronische Akten sind praktisch von überall, wo ein Netzzugang vorhanden ist, zu erreichen. Auch Akteneinsichten oder Verfahrensstandabfragen werden zukünftig elektronisch und praktisch sogar von zu Hause oder dem Arbeitsplatz aus, möglich werden. Insofern ist ein permanenter und ortsunabhängiger Zugriff möglich. Zukünftig wird der Anwalt oder Rechtssuchende durch den elektronischen Zugang auch nicht mehr an die Öffnungszeiten der Gerichte gebunden sein, sondern hat – ohne Wartezeiten –  zeitlich unbegrenzten Zugriff auf die einzusehenden Dokumente.

Effizientere Arbeitsweise und Kostenreduzierung

Eine Kosteneinsparung ergibt sich bereits daraus, dass Portokosten für das Versenden von Schriftsätzen etc. oder für die Anforderung von Akten entfallen – ebenso die Kosten für Versandumschläge und das Ausdrucken oder Kopieren der Akten und Schriftsätze. Außerdem führt eine elektronische Archivierung der Akten dazu, Akten- und Papierberge zu vermeiden. Somit müssen keine zusätzlichen Räumlichkeiten bereitgehalten werden, in denen die Akten aufbewahrt werden. Auch eine umständliche Suche im Aktenkeller entfällt künftig.

Eine elektronische Aktenführung ermöglicht zudem eine effektivere Mandatsbearbeitung als es mit Papierakten möglich ist. Dadurch wird die Aktenbearbeitung effizienter und schneller, denn es steht ein elektronischer Workflow für Sortierung, Suchfunktion und systematische Erfassung von Akteninhalten zur Verfügung. Akteninhalte können dadurch schneller aufgefunden und bearbeitet werden.

 

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.