Neu:

Mit Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind entsprechende Anpassungen in RA-MICRO erfolgt.

Zweck:

Personenbezogene Daten werden nach den rechtlichen Vorschriften behandelt und deren Sicherheit gewährleistet.

Funktion:

1. Der neue RA-MICRO Löschassistent im Bereich Kanzlei ermöglicht, Adressen ohne Aktenbezug zu listen und zur Löschung zu markieren, falls der Zweck der Adressspeicherung entfallen sein sollte. RA-MICRO hat seit jeher außer den fallbezogenen Adressen grundsätzlich keine personenbezogenen Daten gespeichert. Der Grundsatz der Datensparsamkeit galt schon unter dem BDSG. Der Anwalt kann u. E. die Adressen zum Zwecke der möglichen Abwehr späterer Ansprüche vorhalten, ebenso für mögliche Folgefälle.

Die Suche der Adressen erfolgt im aktuellen Haupt- oder Datenpool. Dabei kann das Kalenderjahr individuell angegeben werden. In der Ergebnisliste werden folgende Adressen angezeigt:

  • Adressen ohne Akten- und Adressbezug,
  • Adressen, bei denen die Aufbewahrungsfrist der zugehörigen Akten abgelaufen ist,
  • Adressen, ohne Zuordnung eines RA-MICRO Benutzers.

Durch Einfachklick/-touch auf die Spalte Löschen kann die jeweilige Adresse vom Löschen ausgenommen werden. Über die Schaltfläche  wird – nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage – der Löschvorgang gestartet und die Adressen werden aus RA-MICRO vollständig und unwiderruflich gelöscht.

2. Es werden Protokollierungsfunktionen gemäß datenschutzrechtlichen Vorgaben erweitert. Jegliche Erfassungen sowie Änderungen von Adressdaten werden gem. DSGVO protokolliert. Die Protokolle werden jahrgangsweise geführt und können nach Ablauf von zwei Jahren über den Lösch-Assistenten gelöscht werden. Im Moment ist diese Protokollierung nicht über RA-MICRO einsehbar.

3. Mit dem neuen RA-MICRO Outlook Add-in RA Krypt sowie dem bewährten E-Brief stehen zwei Programme für das verschlüsselte Senden und Empfangen von Nachrichten und Anlagen zur Verfügung. Als verschlüsselte Kommunikationswege stehen demnach zur Verfügung:

  • von Microsoft Outlook zu Microsoft Outlook, jeweils mit dem neuen RA-MICRO Add-in RA Krypt,
  • von Microsoft Outlook mit RA-MICRO Add-in RA Krypt zum RA-MICRO Posteingang (in Vorbereitung),
  • vom E-Brief zu Microsoft Outlook. Voraussetzung für die verschlüsselte Bearbeitung mit Outlook ist, dass beide Seiten – Empfänger sowie Versender – das Outlook Add-in RA Krypt verwenden.