RA-MICRO E-Akte

1. Struktur
2. Benutzung
3. Dokumente
4. Archivierung
5. Geräte

1. E-Akte Struktur
Als elektronische Akte, Kurzform E-Akte, bezeichnet man eine Sammlung von elektronischen Dokumenten unter einem alphanumerischen Ordnungsbegriff, insb. einer Aktennummer. Das Verzeichnis der enthaltenen Dokumente nennt man Inhaltsverzeichnis, Verzeichnis oder Baum.  RA-MICRO verwendet den Begriff Baum; dieser kann eine verzweigte Unterstruktur haben, er kann nach Datum oder nach sachlichen Themen geordnet sein. Die E-Akte ist entweder als Dokumenten-Datei verschiedener Formate gespeichert und wird bei Nutzung jeweils temporär als Aktenexemplar dargestellt, oder die E-Akte kann als ein Gesamt-Dokument in einer PDF-Datei gespeichert sein. In PDF Dateien können verlinkte Dateinanhänge anderer Dateiformate eingebettet sein.

Eine E-Akte in einer PDF-Datei wird in RA-MICRO als „PDF E-Akte“ bezeichnet. Die Archivierung und der E-Akten Export insb. für die mobile lesende Nutzung erfolgt stets als PDF E-Akte; die Aktenführung im laufenden Betrieb in Einzeldokumenten oder als PDF E-Akte ist optional: RA-MICRO E-Akte 1 oder RA-MICRO E-Akte 2 (ab 2. Halbjahr 2019).

Das weltweit führende amerikanische System des Produzenten des PDF Formates Adobe nennt die gesamte PDF-Datei einer E-Akte: „Dokument“. Das Inhaltsverzeichnis für die Dokumenten-Elemente des Gesamt-Dokumentes werden bei Adobe in deren Windows und Apple iOS Software als „Lesezeichen“ bezeichnet, in der Adobe Android Fassung hingegen als „Inhaltsverzeichnis, das  hier wiederum durch Lesezeichen als Links zu Textstellen ergänzt werden kann.

Die Elemente des Inhaltsverzeichnisses der E-Akte (Baum) können zur besseren visuellen Erfassung der Struktur und Gliederung im Erscheinungsbild varieren: farbig, fett, kursiv, fett+kursiv. Ferner stellt  RA-MICRO beim Speichern von Dokumenten ein optionales Dokumenten-Kennzeichen-System (DKz) zwecks besserer Orientierung beim Lesen zur Verfügung, das aus zwei Buchstaben besteht und nach einer Legende dann Bedeutungen hat, wie z.B. aG an Gericht, vG=von Gericht, usw. Ein zugeordnetes DKz wird dann dem Inhvz-Element im Baum vorangestellt.

Einem Dokument zugehörige Informationen bezeichnet man als Metadaten. Das können dem Dokument auf der Oberfläche hinzugefügte Annotationen wie Notizen oder Verfügungen sein, oder interne Vermerke wie Dokumentenstatus: „Eilig, in Bearbeitung etc.“. Diese Metadaten der Dokumente werden in RA-MICRO E-Akte zur Information oder Bearbeitung in einer Tabelle zur E-Akte dargestellt.

Die E-Akte kann im RA-MICRO System nach E-Akten Unterordnern gegliedert werden. Das sind sachliche Themenbereiche. Unterordner werden in der PDF E-Akte als gesonderte Dateien gespeichert. Der Vorteil von E-Akten Unterordnern ist die bessere Handhabbarkeit kleiner Dateigrößen, zu große Dateien bereiten Probleme insb. beim E-Mail Versand.  E-Akten und auch Unterordner können in Teil-Akten Dateien gegliedert werden, deren Dateinamen haben eine Zählung _1, _2 usw. Eine Teilaktenstruktur dient der Aufteilung der Datei-Größe, bildet aber keine sachliche Struktur.  RA-MICRO stellt weiter das logische System der „Rubriken“ zur Verfügung, das ist eine Metadaten-Kategorie, die Dokumenten zugeordnet werden kann. Rubriken können im Baum farblich unterschieden werden. Rubriken haben keinen Einfluss auf die Dateistruktur – und Größe der E-Akte, sondern betreffen nur die Baumstruktur.

Nachfolgend Beispiel RA-MICRO PDF E-Akte im Adobe Reader (Baum thematisch gegliedert).
E-Akte Struktur

2. Software für RA-MICRO E-Akten
Die Nutzung einer Einzeldokumenten E-Akte bedarf eines speziellen dafür entwickelten Programmes für Windows/Macintosh, für Apple iOS oder Android. Die Nutzung einer PDF E-Akte Datei erfolgt mit dem kostenlosen Adobe Reader für Windows, Macintosh, Apple iOS und Android. Die Bearbeitung von PDF Dateien, insb. auch die Wandlung in Word Dokumentenformat, bedarf einer je Benutzer im Abonnement kostenpflichtigen Adobe Acrobat Version.

RA-MICRO stellt für die Nutzung der E-Akte die Programme E-Akte, E-Akten Fenster und RA-MICRO APP für Apple iOS zur Verfügung. Auf Android Geräten ist die Nutzung lokal gespeicherter RA-MICRO E-Akten nur mit der kostenlosen Adobe Acrobat Reader App möglich.

Für die Bearbeitung von PDF-Dokumente oder PDF E-Akten steht die RA-MICRO Adobe Schnittstelle zur Verfügung, die zusätzliche Funktionalitäten bietet, wie z. B. auch den Entscheidungsfinder für das Darstellen von deutschen Gerichtsentscheidungen zu Fundstellen im PDF Dokument.

Der RA-MICRO PDF Builder ist ein RA-MICRO Kanzleisoftware Modul, das die Erstellung und strukturelle Gestaltung von E-Akten aus einer Dokumentensammlung in einem Windows Datei-Ordner ermöglicht. So kann z. B. einfach eine gescannte Akte als strukturierter Unterordner hinzugefügt werden oder bei neuem Mandat eine Dokumentensammlung in eine E-Akten Struktur überführt werden.

3. E-Akte Dokumente
RA-MICRO E-Akten begleiten wie die herkömmliche Papier-Akte die Bearbeitung des Falles. Die durch das Programm automatisiert erstellten Dokumente – beginnend mit dem Aktenvorblatt bei der Aktenanlage – werden der E-Akte hinzugefügt, ebenso die von den Benutzer erzeugten Dokumente wie Notizen, Verfügungen, Schriftsätze und die Eingänge von Dritten. Eingänge in Papierform werden durch Scannen in elektronische Form gebracht und der E-Akte hinzugefügt. Die Dokumente zur E-Akte werden im PDF Format gespeichert. Optional können die E-Akten-Dokumente parallel (also doppelt) auch im Original-Textformat gespeichert werden. RA-MICRO enthält zusätzlich zur E-Akte ein sog. Druckdatei-Dokumenten-System mit je Benutzer nummerierten Druck (Entwurfs-) Dateien im Originalformat, sodass von den eigenen Dokumenten auch verlinkte editierbare Dateien im Originalformat vorgehalten werden.

PDF Dokumente können nur aus reiner Grafik bestehen – das ist bei einfach gescannten Dokumenten der Fall. Dann sind diese nicht „durchsuchbar“, d. h. diese können auch durch eine Volltextsuche nicht gefunden werden. Die Einreichung von Dokumenten an das beA erfordert ab 30.6.2019 die Durchsuchbarkeit. Aus diesen Gründen empfielt es sich, die OCR Standard-Software Omnipage einzusetzen, die alle der E-Akte hinzugefügten Dokumente durchsuchbar macht und in diesem Format speichert, sodass diese per Volltextsuche gefunden und ohne Zeitverzögung durch Omnipage Bearbeitung an das beA als Anlagen gesandt werden können. Scanner in der Kanzlei sollten die Möglichkeit der Texterkennung beim Scannen bieten.

Elektronische Dokumente (auch mit Datei-Anhängen) werden von RA-MICRO auf mehreren Wegen empfangen und dann automatisch oder mit manueller Bearbeitung der E-Akte hinzugefügt:

  1. RA-MICRO Posteingangsfächer
    RA-MICRO Posteingangsfächer
    Die RA-MICRO Posteingangsfächer dienen der Zuordnung von eingehenden Dateien zu E-Akten mittels der RA-MICRO Aktennummern der Kanzlei sowie der optionalen Hinzufügung von Metadaten. Es kann ein zentrales Posteingangsfach genutzt werden, es kann aber auch je Anwalt ein Posteingangsfach genutzt werden

    Ist die Aktennummer der Kanzlei linksbündig angegeben im E-Mail Betreff oder beim Empfang von strukturierten Datensätzen wie beA kann die Aktennummer automatisch ermittelt und eingetragen werden. Anhänge von Dokumenten werden als solche dem Dokument mit einer Hierachie-Ebene darunter zugeordnet. Bei hintereinander befindlichen Scan-Dokumenten kann eine Anhang-Hierarchie manuell verschoben werden.

    Es können diverse elektronische Eingangsquellen den Posteingangsfächern zugeordnet werden. Die häufigsten Eingänge sind E-Mail, beA und Scan, weitere u.a. die RA-MICRO E-Versicherungskommunikation, WebAkte, Online Mandats-Aufnahme (OMA).

    Bei Scans kann zentral im Stapel gescannt werden, wobei eine schwarze Trennseite Akten trennt. Es gibt auch komplexe Scanner-Lösungen, die eine Zuordnung der Aktennummer am Scanner-Gerät ermöglichen. Den zunehmend verbreiteten dezentralen Scan mit Arbeitsplatz-Scannern unterstützt die RA-MICRO Direkt-Scan Funktion: Die Aktennummer und Metadaten werden vom Papier-Dokument abgelesen, eingetragen, und dann im direkten Anschluss an die Eingaben wird dazu eingescannt. Empfehlenswert ist das Scannen mit OCR Texterkennung, damit die PDF-Dokumente durchsuchbar werden und damit diese später auch als Anlagen an das beA gesandt werden können.

    Eingerichtet werden kann eine automatische Weiterleitung von Eingängen, die bereits mit Aktennummern versehen sind – das betrifft insb. bea Nachrichten – an die (Bearbeitungs-) Postkörbe der RA-MICRO Benutzer: An einen zentralen Postkorb (z.B. Bürovorsteher) oder Postkörbe der Aktensachbearbeiter oder an deren Sekretariate.

  2. RA-MICRO Outlook Schnittstelle Posteingang
    E-Mails sowie E-Mail Anhänge können mittels der RA-MICRO EA (E-Akte) Outlook Schnittstelle in die RA-MICRO E-Akte gespeichert werden nebst optional hinzugefügten Metadaten :

    RA-MICRO Outlook Schnittstelle Posteingang

  3. RA-MICRO Outlook Schnittstelle Postkorb
    Eine weitere Möglichkeit der Speicherung von E-Mails und/oder E-Mail Anhängen besteht im optional nutzbaren RA-MICRO Outlook Postkorb. Werden E-Mails hierhin verschoben, insb. mit drag & drop, so startet die oben abgebildete E-Akte Speichermaske. Der RA-MICRO Outlook Add-In Postkorb ist synchronisiert mit dem RA-MICRO Modul Postkorb und ist Bestandteil der RA-MICRO E-Akten; d.h. dass alle Dokumente und E-Mails im Bereich RA Postkorb eine Akten-Nummer (im E-Mail Betreff ersichtlich) haben (müssen).
    RA-MICRO Outlook Schnittstelle Postkorb
4. Archivierung
RA-MICRO E-Akten werden zwecks Aufbewahrung mind. bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in einem gesonderten Ordner „Archiv“ als PDF E-Akten gespeichert – optional verschlüsselt; als Folge muss vor jedem Öffnen einer archivierten E-Akte das Archiv-Verschlüsselungswort der Kanzlei eingegeben werden. Der Archiv-Ordner ist einem gesonderten Archivlaufwerk zugeordnet. Es wird empfohlen, das Archivlaufwerk auf einem gesonderten Datenträger zu unterhalten.  Das Datei-Speicherformat ist das für Langzeit-Archivierung vorgesehene PDF/A Format.

In der RA-MICRO PDF E-Akte sind etwaige den PDF Dokumenten zugrundeliegende Druckdateien im Textformat über die Druckdatei-Nummern verlinkt, – können also im Original-Textformat aufgerufen werden – solange diese laufenden Druckdateien nicht zur Speicherplatz- und Datensicherungs-Aufwand-Ersparnis gelöscht worden sind. Optional können auch mit der Akte verknüpfte Dokumente, insb. Druckdateien, als Anlagen in das PDF Format eingebettet werden. Dies ist aber auch Speicherplatz- und Datensicherungsgründen im Allgemeinen nicht zu empfehlen.

Mit der (kostenpflichtigen) Adobe Acrobat Version können PDF E-Akten in das  Word Format umgewandelt werden. Dabei können geringfügige Formatierungs-Abweichungen auftreten, die eine manuelle Nachbearbeitung erfordern.

5. Geräte

Die RA-MICRO E-Akte auf dem Tablet

Nachfolgend die von für die Nutzung der RA-MICRO E-Akte  –  insbesondere auch vor Gericht –  als am Besten geeignet empfohlenen Geräte. Um möglichst viele E-Akten – ideal alle laufenden Akten des Sachbearbeiters oder mindestens die aktuellen Jahrgänge – stets mitführen zu können, ist der maximale interne SSD  Speicher von Bedeutung. Dieser liegt bei Windows und Apple Geräten bei max. 1 TB, bei Samsung bei 400 GB.  Für den Anwalt, der in der Mobilität produktiv arbeiten möchte, kommt nur ein Windows  Gerät mit Mouse und Tastatur in Betracht, das zusätzlich den Vorteil hat, mit externem USB  SSD Speicher praktisch beliebig aufgerüstet werden zu können.  Vorteilhaft beim Convertible ist auch, dass man auch nur den Tablet-Teil des Gerätes mitnehmen kann, also diese Wahl in Gewicht und Größe hat. Wer ausschließlich am Schreibtisch produktiv mit EDV arbeitet und die E-Akte mobil nur lesend nutzt, ist, nimmt am Besten ein Tablet von Apple oder Samsung.  Die Tablet Größe hat Bedeutung für den persönlichen Gebrauchskomfort (insb. Handgröße): Android bis 10,5 Zoll, Apple 11,1 oder 12,3 Zoll, Windows 13,5  oder 15 Zoll.  iPad und Samsung Tablets können mit einem Tastaturcover für gelegentliches Schreiben z.B. von E-Mails genutzt werden. Auch eine Nutzung des Tablets als RDP Fernarbeitsplatz ist möglich; dafür  ist von Bedeutung dass Android Tablets eine Maus anschließen können, Apple Tablets aber nicht.

Die RA-MICRO RA E-Akten App für Windows, Apple und Android  (erscheint 2. Quartal 2019) wird via WLAN und VPN die laufende Synchronisation von E-Akten auf den Tablets mit dem Kanzleidatenbestand bieten.

Empfehlungen der RA-MICRO Musterkanzlei

Dell Latitude 7285

„Das weltweit schlankste und leichteste 2-in-1 System auf Windows Basis für Geschäftskunden“

Technische Daten
Display
12,3″
CPU
Intel® Core™ i7-7Y75 (Dual-Core, bis zu 3,6 GHz)
Batterie
Bis zu 17 Std
Gewicht Tastatur
674 g
Gewicht Tablet
1.362 g
Betriebssystem
Windows 10 Pro
Alternative
Microsoft Surface Book 2 ca. 2.000 €

Surface Book 2

Technische Daten
Display
13,5″
CPU
Intel® Core™ i7-8650U Quad-Core-Prozessor der 8. Generation, 4,2 GHz Max
Batterie
Bis zu 17 Std
Gewicht Tastatur
674 g
Gewicht Tablet
1.533 g
Betriebssystem
Windows 10 Pro

iPad Pro

Technische Daten
Display
11″
CPU
A12X Bionic Chip mit 64-Bit Architektur
Batterie
Bis zu 10 Std
Gewicht Tastatur
297 g
Gewicht Tablet
468 g
Betriebssystem
iOS (Apple)
Alternative
Apple iPad 12,9″

iPad Pro

Technische Daten
Display
12,9″
CPU
A12X Bionic Chip mit 64-Bit Architektur
Batterie
Bis zu 10 Std
Gewicht Tastatur
340 g
Gewicht Tablet
633 g
Betriebssystem
iOS (Apple)

Samsung Tab S4

Technische Daten
Display
10,5″
CPU
Intel® Core™ i7 2,35 GHz
Batterie
Bis zu 16 Std
Gewicht Tablet
482 g
Betriebssystem
Android
Alternative
Samsung Tab S5

Samsung Tab S5

Technische Daten
Display
10,5″
CPU
Intel® Core™ i7 2,35 GHz
Batterie
Bis zu 16 Std
Gewicht Tablet
482 g
Betriebssystem
Android
  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.