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Bei der elektronischen Übermittlung von Dokumenten an die Gerichte gelten besondere Formvorschriften, die in der Elektronischen-Rechtsverkehrs-Verordnung (ERVV) geregelt sind. So schreibt § 2 ERVV vor, dass ein Dokument in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln ist.

Durchsuchbarkeit:

Der Begriff „Durchsuchbarkeit“ bedeutet, dass das Dokument in texterkannter Form (OCR) einzureichen ist. Mit dieser Anforderung soll das barrierefreie elektronische Vorlesen des Dokuments für blinde und sehbehinderte Personen ermöglicht und die elektronische Weiterverarbeitung durch die Gerichte, Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher, Behörden, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und weitere Verfahrensbeteiligten, denen das elektronische Dokument übermittelt wird, erleichtert werden.

Soweit technisch möglich:

Als Grundregel gilt, dass alle mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellten Dokumente, die im Nachhinein in ein PDF umgewandelt werden, auch durchsuchbar sind. Bei eingescannten Dokumenten hängt es davon ab, ob beim Scanvorgang eine Texterkennungssoftware eingesetzt wird. Enthält das eingescannte Dokument jedoch keinen Text (z. B. reine Bilddatei) oder ist dieser handschriftlich bzw. völlig unleserlich, so kann davon ausgegangen werden, dass auch mit Texterkennungssoftware keine Durchsuchbarkeit hergestellt werden kann.

Ob ein Dokument durchsuchbar ist, kann mit einem einfachen Test überprüft werden: Kann man in einer PDF einzelne Textpassagen markieren und kopieren, so handelt es sich um ein durchsuchbares PDF.

Anpassungen in RA-MICRO

In der RA-MICRO Kanzleisoftware stehen entsprechende Programmanpassungen bereit. So wird im beA Postausgang automatisch geprüft, ob die beigefügten PDF-Dateien in durchsuchbarer Form vorliegen. Zudem wird, sofern dies technisch möglich ist, eine automatische Konvertierung von nicht durchsuchbaren PDF-Dateien in durchsuchbare PDF-Dateien durchgeführt. Voraussetzung für eine Konvertierung ist die Installation der kostenpflichtig zu erwerbenden OCR-Software OmniPage ab Version 15 an mindestens einem Arbeitsplatz und die Aktivierung der zentralen Einstellung „Dokumente durchsuchbar speichern“ in den Einstellungen des RA-MICRO E-Workflows.

Über die Funktion „Patch prüfen“ kann die aktuelle Version der RA-MICRO Kanzleisoftware heruntergeladen werden.

Weitere Informationen zur Texterkennungssoftware OmniPage sowie zum Scannen erhalten Sie hier. Ihr Vor-Ort-Partner berät Sie gern bei allen weiteren Fragen.

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.