Stetige technologische Innovation von Kanzlei- und Diktiersoftware ist ein herausstehendes Merkmal der RA-MICRO Unternehmensgruppe.

Damit dieser Fortschritt auch in den Kanzleien realisiert werden kann, bedarf es versierter Partner, die durch kontinuierliche Fortbildung bestmöglichen Kundenservice leisten können.

Kernthema der diesjährigen Schulung „DictaNet TechDay“ war daher die Einrichtung und der Betrieb von DictaNet in Cloud- und Terminalserverumgebungen.

Techniker unserer Vorortpartner aus dem gesamten Bundesgebiet konnten sich auf den neusten Stand der Technik bringen und als offizieller „DictaNet Cloud Partner“ zertifizieren lassen.

 

Eine feste Institution ist das RA-MICRO Sommerfest im Alten Fritz in Berlin-Tegel. Ca. 340 Gäste – Kunden, Vor-Ort-Partner und Mitarbeiter – folgten der Einladung und genossen in diesem Jahr das schöne Spätsommerfest.

RA-MICRO Vorstand RAin Marie-Ivonne Otisi-Schaarschmidt begrüßte auch im Namen der beiden Vorstände Umberto Mastropietro und RA Josef Heinz die Gäste und bedankte sich in ihrer Rede bei den zahlreich erschienenen Anwesenden für das große Vertrauen und die langjährige gute Zusammenarbeit.

Während auf der Terrasse bei interessanten Gesprächen das Berliner Buffet genossen werden konnte, wurde drinnen bis in die späten Abendstunden getanzt. Untermalt wurde der Abend von einer Saxofonistin und für Tanzstimmung sorgte ein DJ.

Für viele Gäste, Vor-Ort-Partner und Mitarbeiter ist das RA-MICRO Sommerfest seit vielen Jahren ein fester Termin im Kalender, da es vor allem auch einen angenehmen Rahmen für persönliche Gespräche bietet. Wir freuen uns schon jetzt darauf, viele der Gäste auch im nächsten Jahr wieder auf dem RA-MICRO Sommerfest zu begrüßen.

Bilder: © Louisa Krokutsch

Für RA-MICRO ist es seit jeher ein großes Anliegen, regelmäßig in den Erfahrungsaustausch mit Kunden zu treten. Dabei werden für unterschiedliche Bedürfnisse und Wissensstände verschiedenste Veranstaltungsformate – überwiegend kostenlos – angeboten.

Über das Jahr verteilt finden bundesweit regionale Informationsveranstaltungen statt, auf denen sich sowohl Kunden als auch Interessenten gleichermaßen kostenlos über die RA-MICRO Produktpalette informieren können. Unsere RA-MICRO Veranstaltungsreihe 2019 beschäftigt sich mit der „Digitalen Kanzlei“, in der wir verschiedene Themen wie zum Beispiel das Arbeiten mit der E-Akte und der beA-BRAK-Schnittstelle, RA-MICRO in der Cloud und auch mobile Anwendungen beleuchten.

Auf unseren monatlich im gesamten Bundesgebiet angebotenen kostenlosen Anwendertreffen, stellen wir wichtige Programmänderungen vor und präsentieren unseren RA-MICRO Anwendern die neuesten Features zur Optimierung ihrer Kanzleiabläufe. Kunden erfahren hier, wie sie die komplexen Programmfunktionen für ihre Zwecke einsetzen und dabei ihre Effizienz steigern können.

Ergänzend zu diesem sehr umfangreichen Programm – allein in diesem Jahr wurden bis jetzt bereits über 50 Veranstaltungen durchgeführt – bieten die Vor-Ort-Partner auch Intensivschulungen zu verschiedenen Themen an. Diese können individuell bei dem jeweiligen Vor-Ort-Partner zu deren Konditionen gebucht werden.

Eine Übersicht über alle anstehenden Veranstaltungen finden Sie hier.

Thema:            Modern Diktieren mit Spracherkennung

Datum:           24. April 2019

Zeit:                12.30 – 14.00 Uhr

  

Gesprächsverlauf/-inhalt:

Eine Anwältin interessiert sich für das digitale Diktieren in Verbindung mit RA-MICRO. Besonderes Interesse besteht an der DictaNet Spracherkennung. Die Anwältin schreibt fast alle Schriftsätze selbst, da sie diese bei Sicht auf den geschriebenen Text besser verfassen kann. Zukünftig möchte sie die Spracherkennung für sich nutzen bzw. auch Diktate aufnehmen und durch ihre Mitarbeiterin spracherkennen und weiterverarbeiten lassen.

Zu Beginn der Veranstaltung wurden ausführlich die Funktionen im DictaNet Office-System gezeigt inkl. der Spracherkennung sowohl aus Sicht des Diktanten-Arbeitsplatzes als auch des Schreib-Arbeitsplatzes. Eine Anwältin hat ihr eigenes Diktiergerät (Olympus DS 5000) zur Veranstaltung mitgebracht um zu testen, ob sie dies nutzen kann. Die Anwältin hat selbst testweise ein Diktat aufgenommen um sich vom Handling und der sehr guten Spracherkennung überzeugen zu lassen (insbesondere, da es nicht ihr eigenes Sprachprofil war).

Im weiteren Teil der Veranstaltung wurde der Anwältin die DictaNet App vorgestellt. Gezeigt wurden:

  • Schaltflächen, Entwurfsfunktion, aktenbezogene Zuordnung, Priorität sowie der Anhang von Scan-Dokumenten, Bildern, etc.
  • Übertragungswege (WLAN, E-Mail)
  • Neigesteuerung und weitere individuelle Einstellungsoptionen
  • Diktieren auf ein Dokument und Weiterverarbeitung
  • Exemplarisch wurde ein Diktat aufgenommen und an einen ausgewählten DictaNet Benutzer versendet

Die Anwältin ist über die voraussichtlich monatlich zu erwartenden Kosten informiert worden.

 

Fazit:

Die Anwältin zeigt großes Interesse und ist begeistert vom DictaNet Diktiersystem nebst Spracherkennung. Sie meinte: „Am liebsten würde ich sofort selbst in der Kanzlei loslegen.“ Die DictaNet App sieht sie als perfekte Ergänzung für unterwegs (Homeoffice, Gericht, Urlaub, etc.). Die Installation der DictaNet App hat sie noch in der Veranstaltung vorgenommen.

 

Wie wir verblieben sind:

Die Anwältin wünscht die Kontaktaufnahme durch ihren Vor-Ort-Partner (RA-MICRO Berlin Mitte). Sie wünscht die Erstellung eines Angebots für 1 Diktanten inkl. Spracherkennung und DictaNet App-Schnittstelle sowie 2 Schreibarbeitsplätze.

Weit mehr als 100 Kanzleien informierten sich beim ersten vCloud-Tag von RA-MICRO Köln am 12. April 2019 über die Möglichkeiten einer neuen Generation von EDV in der Kanzlei.

Die Herausforderungen sind groß: 2020 laufen die Sicherheitsupdates für mehrere Microsoft-Betriebssysteme und Office-Produkte aus. Zudem müssen Rechtsanwaltskanzleien ihre elektronische Kommunikation mit Mandanten und Gerichten aufgrund neuer Vorgaben aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der gesetzlich vorgeschriebenen Nutzung des beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) nach deutlich höheren Standards sichern. Solche Herausforderungen kann man in jeder Kanzlei aufwendig einzeln lösen. Eine Reihe guter Gründe spricht jedoch dafür, jetzt auf die neue cloudbasierte Technik aus dem Hause RA-MICRO umzusteigen. Denn dort hat man bereits seit Jahren Lösungen für jene Herausforderungen entwickelt, die in den kommenden Jahren auf Juristen in Deutschland zukommen werden. Das wurde jetzt auch beim ersten vCloud-Tag in Köln deutlich, auf dem sich 146 Kanzleien aus erster Hand über Funktionsweise, Handhabung und Vorteile von vCloud informierten.

vCloud-Tag-in-Köln-2_1200-300x200.jpg" alt="" width="300" height="200" srcset="https://www.ra-micro.de/wp-content/uploads/Vortrag-beim-RA-MICRO-vCloud-Tag-in-Köln-2_1200-300x200.jpg 300w, https://www.ra-micro.de/wp-content/uploads/Vortrag-beim-RA-MICRO-vCloud-Tag-in-Köln-2_1200-768x512.jpg 768w, https://www.ra-micro.de/wp-content/uploads/Vortrag-beim-RA-MICRO-vCloud-Tag-in-Köln-2_1200-1030x687.jpg 1030w, https://www.ra-micro.de/wp-content/uploads/Vortrag-beim-RA-MICRO-vCloud-Tag-in-Köln-2_1200-705x470.jpg 705w, https://www.ra-micro.de/wp-content/uploads/Vortrag-beim-RA-MICRO-vCloud-Tag-in-Köln-2_1200-450x300.jpg 450w, https://www.ra-micro.de/wp-content/uploads/Vortrag-beim-RA-MICRO-vCloud-Tag-in-Köln-2_1200.jpg 1200w" sizes="(max-width: 300px) 100vw, 300px" /> Boris Deichmann auf dem RA-MICRO vCloud Tag in Köln

Das Prinzip von vCloud ist so einfach wie für den Nutzer genial: Anstatt sämtliche Programme, Sicherheits-standards und vorgeschriebene technische Ergänzungen auf den Rechnern und im Netzwerk der Kanzlei aufzurüsten, werden die Arbeitsplätze samt Datenbestand in einem mehrfach abgesicherten Bereich des vCloud-Rechenzentrums installiert. In diese RA-MICRO vCloud kann sich dann jeder Mitarbeiter in der Kanzlei, mobil oder vom Rechner daheim über eine sichere verschlüsselte Verbindung einloggen. Ein Windows-PC lässt sich dazu ebenso verwenden wie etwa ein Mac, Laptop, iPad oder Smartphone. „Jedes Gerät, das die vCloud-Zugangssoftware installiert hat und eine Verbindung ins Internet aufbauen kann, lässt sich als Endgerät nutzen“, erläutert Boris Deichmann, Betriebsleiter von RA-MICRO Köln. „Ein Klick auf das Icon des rdp-Client auf dem Bildschirm und schon habe ich das virtuelle Kabel in die Kanzlei geworfen“, so Deichmann. Er klickt mit der Maus seines Laptops auf das entsprechende Symbol und öffnet ein Fenster, in dem sämtliche Programme erscheinen, die der Anwalt auch vom Arbeitsplatz in der Kanzlei kennt.

Via Cloud Connector sind neben den Rechnern in der Kanzlei auch andere Geräte wie Scanner oder Drucker mit der vCloud verbunden und lassen sich ansteuern. Die der RA-MICRO Kanzleisoftware und weitere Programme wie das Office-Paket werden bei RA-MICRO vCloud nicht mehr auf einem einzelnen Computer in der Kanzlei oder im Kanzleinetzwerk installiert, sondern im vCloud Rechenzentrum. Für Sicherung, Pflege und Updates sorgt RA-MICRO – DSGVO-konform und in Einklang mit der Berufsordnung.

Hanno Pütz und RA Josef Heinz

Den Schritt in die Cloud vergleicht Hanno Pütz, Geschäftsführer von RA-MICRO Köln, mit dem seinerzeit bahnbrechenden Übergang vom Betriebssystem DOS zu Windows. „Deshalb haben wir auch erstmals eine Hausmesse ganz diesem Thema gewidmet“, so Hanno Pütz. Seine Mitarbeiter standen am vCloud-Tag ebenso Rede und Antwort wie Stephan Teinert von der Wortmann AG, die mit Terra Cloud in ihren doppelt abgesicherten Rechenzentren in Hüllhorst und Düsseldorf die für vCloud benötigte Hochsicherheitstechnologie zur Verfügung stellt. Auch für die Backup-Sicherung von Kanzleidaten hat RA-MICRO bereits erfolgreich mit der Wortmann AG zusammengearbeitet. Für Kanzleien, die bereits eine solche Backup-Sicherung nutzen, sei diese im Übrigen ein guter Einstieg in eine komplette Umstellung der EDV auf vCloud, so Stephan Teinert.

Interessiert verfolgt beim vCloud-Tag auch Rechtsanwalt Andreas Kallen aus Neuss den Vortrag von Boris Deichmann, der die Vorteile von RA-MICRO vCloud auflistet:

  • Die EDV-Umgebung bleibt durch regelmäßige Upgrades immer auf dem Stand der Technik.
  • Die Daten werden durch Verschlüsselungstechnik DSGVO-konform im Rechenzentrum gesichert.
  • Office-Produkte können von jedem Nutzer auf bis zu fünf Windows-Endgeräten genutzt werden, also auch daheim und auf mobilen Geräten.
  • Sicherer Zugriff auf Kanzleidaten für den mobilen Anwalt von zu Hause, bei Gericht und sogar im Urlaub.
  • Heimarbeitsplätze, beispielsweise für Mitarbeiter(innen) während der Elternzeit, lassen sich auf diese Weise sicher einbinden.
  • Die vCloud bietet überörtlichen Sozietäten zudem eine sichere und stabile Verbindung zwischen verschiedenen Standorten.

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„Wenn das geht, ist das der Brüller“, sagt Rechtsanwalt Andreas Kallen, „zumal mir klar geworden ist, dass ich angesichts der neuen Anforderungen etwa an den elektronischen Datenverkehr in jedem Fall etwas unternehmen muss.“ Andreas Kallen ist Einzelkämpfer, ein mobiler Rechtsanwalt, der sehr viel unterwegs ist. „Ob da auf dem Land überall die Netzabdeckung ausreicht, um sich in die vCloud einloggen zu können?“, fragt er skeptisch. Eine Sorge, auf die Boris Deichmann gleich eine Antwort hat: „Natürlich lässt sich auch weiterhin eine lokale E-Akte herunterladen, die man dann offline zu Terminen mitnehmen kann – auch in einem Gerichtssaal kann die Internetverbindung ja schon mal nicht ideal sein.“

Hanno Pütz, Andrea Camacho, RA Jan Lehniger und RA Josef Heinz im Gespräch

„Mein Ziel war, nicht mehr mit Papierakten zu Gericht laufen zu müssen und am Anfang des Jahres zu wissen, was am Ende bei den Kosten für die EDV auf der Uhr steht“, berichtet Rechtsanwalt Christoph Mades von der Bad Kreuznacher Kanzlei Kanzler Kern Kaiser Rechtsanwälte in seinem Vortrag beim vCloud-Tag in Köln. Vor geraumer Zeit organisierte er die Umstellung seiner Kanzlei mit 34 Arbeitsplätzen auf die RA-MICRO vCloud. Die Vorteile möchte er nicht mehr missen: „Ich bin – wenn es nötig ist – überall im Büro. Den einen Schreibtisch habe ich in der Kanzlei, den anderen im Kofferraum: in Form eines mobilen Endgeräts.“ Um die Verfügbarkeit der Daten seiner Kanzlei in der vCloud macht er sich keine Sorgen: Für die Sicherheit nach höchsten Standards, die bei Bedarf auch gegenüber Dritten per Zertifikat bestätigt werden, sorgen schließlich die Experten von RA-MICRO. Und der Internet-Anschluss der Kanzlei in Bad Kreuznach ist nicht nur durch zwei Anbieter redundant gesichert, sondern verfügt darüber hinaus auch noch über eine LTE-Funkverbindung, die genutzt werden kann, wenn alle Datenkabel beispielsweise durch einen Bagger gekappt werden sollten. „Darüber hinaus hätte zudem noch jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, vom mobilen Endgerät oder sogar von zu Hause aus weiter zu arbeiten.“

Und was das Ganze kostet? Die Frage hatte Boris Deichmann gleich zu Beginn des vCloud-Tags beantwortet: „Die Kosten sind – hochgerechnet auf vier Jahre – eins zu eins die, die Sie jetzt auch für eine Modernisierung der EDV mit lokalen Lösungen in der Kanzlei hätten. Nur dass Sie dann in vier bis fünf Jahren wieder mit der nächsten Modernisierung beginnen müssten.“

RA-MICRO Vorstand RA Josef Heinz

Rechtsanwalt Andreas Kallen aus Neuss hat sich beim vCloud-Tag intensiv informiert und nicht lange gezögert: „Ich habe alles geordert: Rechner, Drucker, vCloud“, flüstert er zufrieden, während Rechtsanwalt Christoph Mades aus Bad Kreuznach am Vortragspult noch von seinen positiven Erfahrungen mit dem neuen System berichtet. Und auch Rechtsanwalt Josef Heinz, Vorstand der RA-MICRO Software AG in Berlin, ist vom exzellent besuchten vCloud-Tag begeistert: „Unser Vor-Ort-Partner in Köln ist neuen Themen gegenüber immer besonders aufgeschlossen und – wie man auch an der Resonanz heute sieht – immer nah dran am Puls der Zeit.“

Das gesamte Interview mit Rechtsanwalt Josef Heinz finden Sie hier.

 

In diesem Monat fand eine gut besuchte RA-MICRO Informationsveranstaltung in Itzehoe im großen Gerichtssaal des früheren Landgerichts statt.

In noch vorhandener Gerichtssaal-Atmosphäre wurden die zukünftig immer wichtiger werdenden Themen des digitalen Zeitalters beleuchtet: die elektronische Aktenführung, der Abruf und Versand aus dem beA, das digitale Diktat und die Spracherkennung sowie die Aspekte der Datensicherheit bei mobilen Anwendungen auf dem Smartphone oder Tablet bis hin zur virtuellen Kanzleiorganisation im Rechenzentrum.

Im Mai werden wir unsere kostenlose Veranstaltungsreihe mit dem Schwerpunkt „Das beA produktiv nutzen“ fortsetzen.

Weitere Informationen zu den einzelnen Terminen nebst Anmeldemöglichkeiten finden Sie im Veranstaltungsflyer.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

Viele Interessenten nutzten auf der DictaNet Informationsveranstaltung, die am 10. April 2019 in Chemnitz stattfand, die Möglichkeit, sich über das neue Update der DictaNet App zu informieren. Mit dem aktuellsten Update, das im Apple App Store und dem Google Play Store kostenlos erhältlich ist, wird das Diktieren von unterwegs noch komfortabler.

Die Nutzung der Spracherkennung in der eigenen Kanzlei und die automatische Rücksendung des erkannten Textes ermöglichen die Verwendung im datenschutzrechtlich sensiblen Bereich der anwaltlichen Kommunikation in Einklang mit den anwaltlichen Berufspflichten zur Verschwiegenheit.

Mit der Integration eines Dokumentenscanners in die DictaNet App können darüber hinaus von unterwegs Dokumente mit einem Diktat versehen und in den Kanzleibetrieb eingebracht werden.
Weitere Informationen zur DictaNet App finden Sie auf der DictaNet Website.

RA-MICRO veranstaltet beim RA-MICRO Vor-Ort-Partner Köln den „1. vCLOUD Tag„. RA-MICRO Köln ist führend in Deutschland mit vCloud Lösungen. Zur Digitalen Anwaltskanzlei im Rechenzentrum werden Referenten Einblicke in aktuelle Lösungen aus der Praxis geben. Schwerpunkte sind Sicherheit, Backup-Strategien, beA und Spracherkennung. Das Event ist stark nachgefragt: Zahlreiche Kanzleien aus der Region und ganz Deutschland haben ihre Teilnahme angekündigt.

Hanno Pütz, Geschäftsführer von RA-MICRO Köln, wird die Veranstaltung eröffnen und begleiten. Die RA-MICRO Software AG wird mit dem Vorstand RA Josef Heinz und weiteren Experten zum Thema Cloud vertreten sein.

Die Veranstaltung ist kostenlos, eine Anmeldung ist hier möglich.

Zahlreiche Kunden folgten am 3. April 2019 der Einladung des RA-MICRO Stammhauses in das Atlantic Kempinski-Hotel in Hamburg zum RA-MICRO Anwendertreffen. RA-MICRO Unternehmensgründer RA Dr. Peter Becker präsentierte dem Teilnehmerkreis (bestehend aus Rechtsanwälten und deren Fachangestellten) die aktuellen Entwicklungen in den Bereichen vCloud und digitales Arbeiten.

Auf dem Programm standen auch das seit Anfang des Jahres zur Verfügung stehende Kostenrisiko sowie praxisbewährte Hinweise zur Einrichtung des elektronischen Anwaltspostfachs (beA). Großen Anklang fand auch die den Gästen zur Verfügung gestellte Möglichkeit, unterschiedliche Tablets für ein potenzielles PC-loses Büro zu erproben, selbstverständlich unter Anleitung des RA-MICRO Fachpersonals. Die sich in diesem Zusammenhang ergebenden Fragen wurden anschließend fachkundig beantwortet.

Einen Schwerpunkt der Veranstaltung in Braunschweig bildete das Thema Marketing & Akquise einer digital organisierten Kanzlei. Dabei stieß die Online Mandats-Aufnahme auf großes Interesse. Auch in Braunschweig waren das beA als integraler Bestandteil der elektronischen Arbeitsweise einschließlich E-Workflow sowie die verschiedenen RA-MICRO Schnittstellenangebote die großen Themenfelder. Damit lassen sich die Vorteile der Digitalisierung insbesondere in der Kommunikation mit Mandanten (WebAkte) und Versicherungen (E-Rechtsschutz) optimal nutzen. Darüber hinaus informierten sich die Teilnehmer über die digitale Spracherkennung mit DictaNet.

Abgerundet wurde die Veranstaltung in Braunschweig mit Hinweisen zur Datensicherheit, zum Beispiel zu Sicherheitsvorkehrungen, Verschlüsselungslösungen und Backup-Strategien.

Auf unserer Veranstaltungsseite können Sie sich über anstehende Veranstaltungen zur digitalen Anwaltskanzlei in ganz Deutschland informieren.

Die täglichen kostenlosen Info-Veranstaltungen der Landesrepräsentanz Berlin stoßen auf reges Interesse. Zum Beispiel überzeugten sich am 26. März drei Kanzleien von den Vorteilen des digitalen Diktierens und der Spracherkennung.

Nach einem kurzen Überblick zur Veranstaltungsreihe „Aktuelles zur elektronischen Kanzleiorganisation“ informierte das Team der Landesrepräsentanz Berlin die Teilnehmer über die Möglichkeiten, mit DictaNet und Dragon die Arbeitseffizienz in der Kanzlei zu steigern. Noch vor Ort entschieden sich Kunden, das Angebot eines kostenlosen Testmonats mitsamt Installation und Einrichtung von DictaNet in der Kanzlei in Anspruch zu nehmen. Im Anschluss an die Präsentation wurden den Teilnehmern weitere Fragen zu den RA-MICRO Schnittstellen für Microsoft Office und zur virtuelle Kanzlei-EDV mit RA-MICRO vCloud beantwortet.

Die Veranstaltungen der RA-MICRO Landesrepräsentanz Berlin finden von Montag bis Donnerstag zu wechselnden Themen statt. Aktuelle Termine finden Sie auf der Website der Landesrepräsentanz sowie in unserem bundesweiten Veranstaltungskalender.