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Online Mandats-Aufnahme – So akquiriert man heute

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Seit ihrer Einführung zum Jahreswechsel hat sich die Online Mandats-Aufnahme in vielen Kanzleien zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Aufnahme neuer Mandate entwickelt. Die einfache Einbindung der von RA-MICRO Online bereitgestellten Schaltfläche in die Homepage der Kanzlei ermöglicht die Nutzung in Büros jeder Größe. Egal ob Einzelanwalt oder größere Kanzlei mit verschiedenen Dezernaten, mit der Online Mandats-Aufnahme können Zeit und Kosten gespart werden.

Durch die Integration in den RA-MICRO E-Workflow ist die Online Mandats-Aufnahme das ideale Werkzeug für die Aufnahme der grundlegenden Mandanten- und Falldaten – und das bereits bevor potenzielle Mandanten das Anwaltsbüro betreten. Es genügt z. B. die Auslage eines günstigen Tablet-Geräts im Wartebereich der Kanzlei, über das Rechtsuchende auf die Kanzlei-Homepage zugreifen können. Sofort nach Eingabe der Daten in das von RA-MICRO bereitgestellte Web-Formular werden diese verschlüsselt an die RA-MICRO Kanzleisoftware geschickt und erscheinen dort perfekt aufbereitet und fertig zur Übernahme. So kann sofort mit den wesentlichen Fragen zum Fall begonnen werden.

In Kürze wird die Online Mandats-Aufnahme erweitert. Pro eingerichtetem Versandkanal der Kanzlei können dann bis zu fünf Rechtsgebiete selbst benannt werden, die im Formular durch den Mandanten wählbar sind. So kann das Formular individuell noch besser auf die Bedürfnisse der Kanzlei abgestimmt und eingerichtet werden. Dieser Service ist für RA-MICRO Kunden Teil der Lizenz und damit kostenlos.

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RA-MICRO auf der AdvoTec / DAT 2018 in Mannheim

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Das RA-MICRO Messeteam darf stolz verkünden, dass sich die intensiven Vorbereitungen für den AdvoTec 2018 – Messeauftritt im Rahmen des 69. Deutschen Anwaltstages in Mannheim schon jetzt vollauf gelohnt haben. Sowohl die Neuerungen rund um die RA-MICRO Kanzleisoftware als auch die DictaNet Diktierlösungen überzeugten auf Anhieb unsere Kunden wie auch Interessenten. Gerade die auf dem DAT stark diskutierte Frage, ob eine unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation überhaupt noch rechtskonform ist, führte zu überaus großem Interesse an dem neuen Outlook-Add-In RA Krypt.

Ohne komplizierte Einrichtungsodysseen übermittelt das neue, praktische E-Mail-Verschlüsselungswerkzeug E-Mail-Anhänge aus Outlook. Auf Wunsch kann der Anhang nach Empfang in Echtzeit auch entschlüsselt werden.

Ebenfalls hochaktuell und stark nachgefragt war die Präsentation des unkomplizierten Cloud Konzepts RA-MICRO v. Durch eine ausgefeilte Verknüpfung mehrerer Cloud-Elemente lässt sich mit RA-MICRO v kostengünstig und langfristig eine Abbildung der bisherigen klassischen PC-Infrastruktur im marktführenden europäischen Rechenzentrum darstellen. Dabei ist der auch im Rahmen des DAT diskutierte Ansatz, dass Cloud-Lösungen Datensicherheit und Verfügbarkeitsredundanz vorsehen sollten, seit Beginn der Konzeptionierung von RA-MICRO v tragendes Element des Programms.

Die vServer Komponente in RA-MICRO v ist sicher verschlüsselt. Selbst Administratoren können die Daten nicht einsehen. Zudem kann auch bei Unterbrechung des Zugangs zur Cloud kurzfristig lokal mit den RA-MICRO Daten in der Kanzlei weitergearbeitet werden.

Schließlich staunten nicht wenige Besucher, als einige Ihrer Kollegen mit Virtual Reality Brillen auf dem Stand umherliefen. In einer Prototypfassung konnten die Besucher die Möglichkeiten der zukünftigen bildschirmlosen Arbeit mit E-Akten-Dokumenten vorab ausprobieren. Dokumente werden auf den echten Schreibtisch virtuell projiziert und mit spracherkannten Verfügungen versehen. Archivierung, Versand und Weiterverarbeitung erfolgen per Handbewegung – ganz ohne klassische PC-Geräte, Maus und Tastatur.

Das RA-MICRO Messeteam freut sich auf den morgigen zweiten Messetag und auf weitere zahlreiche Besucher!

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MANDANT App – Einfach. Sicher.

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Mit der kostenlosen MANDANT App von RA-MICRO können dem Mandanten einzelne Dokumente oder gleich seine gesamte Akte sicher verschlüsselt übermittelt werden. Gewährleistet wird dies durch eine sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die zu übersendenden Schriftstücke werden bereits in der RA-MICRO Kanzleisoftware verschlüsselt und erst in der MANDANT App wieder entschlüsselt. Dies ist gerade in Zeiten der sich ändernden Anforderungen an den Datenschutz besonders wichtig.

Die Aufgabe der hochsicheren Verschlüsselung und Übersendung der Dokumente bzw. Akten an den Mandanten übernimmt in der RA-MICRO Kanzleisoftware der APP Sender. Dort ist sichergestellt, dass die Informationen nur an die zur Akte erfassten Mandanten gesandt werden können. Mit dem Mandanten muss lediglich ein Passwort vereinbart werden, dann kann die Übermittlung an die von ihm genannte E-Mail-Adresse erfolgen. Selbstverständlich kann der Mandant aus der MANDANT App heraus Dokumente ausdrucken oder in andere Apps kopieren. Eine Weiterverarbeitung auf Seiten des Mandanten ist damit ohne Weiteres möglich.

Da diese Art der Kommunikation nicht nur einfach und hoch sicher, sondern auch schnell ist, wird sich der Mandant bei Nutzung dieses Kommunikationsweges gut betreut wissen.

Bei Vorhandensein eines DASD-Eintrages können diese Daten in der App hinterlegt werden. Dem Mandanten steht damit ein fester Platz zur Verfügung, an dem er die Kontaktdaten seiner Anwältin bzw. seines Anwaltes stets vollständig und korrekt auffindet. Alle Aktualisierungen Ihres DASD-Profils werden selbstverständlich in die MANDANT App übernommen.

Und das Beste zum Schluss: Alle oben genannten Features sind in der RA-MICRO Lizenz bereits enthalten.

 

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Das RA-MICRO Vertriebsteam stellt sich vor

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Das bundesweite RA-MICRO Vor-Ort-Partner-Netz steht Interessenten wie Kunden für vertriebliche Anfragen sowie Schulungsangebote vor Ort zur Verfügung. Um ein Höchstmaß an Qualität zu gewährleisten, unterstützt unser RA-MICRO Vertriebsteam hierbei unsere Vor-Ort-Partner bei bundesweiten Messeauftritten sowie individuell bei lokalen und regionalen Veranstaltungen.

Selbstverständlich legt RA-MICRO auch hier Wert auf den Leitsatz „von dem Anwalt für den Anwalt“. Das Vertriebsteam besteht durchgehend aus zugelassenen Anwälten und Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten mit höchster RA-MICRO Kompetenz in allen Produkten der RA-MICRO Unternehmensgruppe.

Aufgabe und Ziel des Vertriebsteams ist, die Vor-Ort-Partner kontinuierlich in die neuesten Entwicklungen aus der RA-MICRO Produktion einzubeziehen. Die umfangreiche RA-MICRO Forschung auf dem Gebiet modernster Technologien ist permanent Gegenstand von regelmäßigen Fortbildungen. Damit sind die RA-MICRO Vor-Ort-Partner bestens gerüstet, Interessenten und Kunden jederzeit die optimale Lösung anzubieten.

Durch die enge Kooperation mit den Vor-Ort-Partnern, trägt das RA-MICRO Vertriebsteam aktuelle Marktanforderungen sowie Anwenderstimmen zurück in die RA-MICRO Entwicklung. So wird gewährleistet, dass die Wünsche und Anregungen unserer Kunden stets RA-MICRO erreichen.

 

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DS-GVO – neue Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung für RA-MICRO Kunden

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Ab dem 25.05.2018 ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) wirksam. Die DS-GVO bringt auch für Kanzleien einige Änderungen mit sich – das gilt ebenfalls für die weitere Nutzung aller webbasierten RA-MICRO Services: RA-MICRO Kunden müssen hierfür eine neue, an die DS-GVO angepasste Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit uns abschließen. Ob für den praktischen Support mit Remote-Verbindung oder die Nutzung von Online Services wie Synchronisationen und Online Recherchen, eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist in der digitalen Arbeitswelt mittlerweile unerlässlich. Ohne den Abschluss einer neuen AV wird RA-MICRO die Online Services nicht mehr zur Verfügung stellen können.

Wir haben heute, 09.05.2018, unseren Kunden eine E-Mail zugesandt, mit der die Auftragsverarbeitung einfach auf elektronischem Wege mit folgendem Link abgeschlossen werden kann.

Wir bitten unsere Kunden, diese so schnell wie möglich, spätestens jedoch vor dem 25.05.2018, mit uns abzuschließen.

zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
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Online Mandats-Aufnahme – digital geht einfach mehr

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Mit der Online Mandats-Aufnahme wird das Anlegen von Akten in RA-MICRO zum Vergnügen. Gleich ob der Mandant über die Kanzleihomepage oder ein Tablet im Wartebereich der Kanzlei seine Daten eingibt, sie gelangen zuverlässig und sicher verschlüsselt in die Kanzlei. Die Aktenanlage erfolgt wie gewohnt, die von dem Mandanten eingegebenen Daten finden sich schon vorausgefüllt in den entsprechenden Bereichen. Schreib- und Übertragungsfehler gehören so der Vergangenheit an.

Selbstverständlich wird die Online Mandats-Aufnahme rechtzeitig zur unmittelbaren Anwendbarkeit der DSGVO ab dem 25.05.2018 auf die damit einhergehenden Erfordernisse eingerichtet sein.

Und das Beste: Die Online Mandants-Aufnahme ist von der Lizenzgebühr für die RA-MICRO Kanzleisoftware schon umfasst. Aktivieren Sie diese noch heute im RA-MICRO Online Store.

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Großes Interesse an RA-MICRO auf dem 7. DAV-VerkehrsAnwaltsTag

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Der von der AG Verkehrsrecht im DAV gemeinsam mit der DeutschenAnwaltAkademie veranstaltete 7. DAV-VerkehrsAnwaltsTag war zugleich ein guter Erfolg für RA-MICRO. Die im Novotel Tiergarten in Berlin am 20. und 21. April 2018 durchgeführte, die Veranstaltung begleitende Messe war von den Veranstaltungsteilnehmern gut besucht. Zusammen mit dem Vor-Ort-Partner RA-MICRO Berlin-Mitte bot RA-MICRO mit einem eigenen Stand eine Anlaufstation für die zahlreichen Fragen von Anwendern wie Interessenten.

Schwerpunkte des Interesses lagen auf der digitalen Aktenbearbeitung mit dem RA-MICRO E-Workflow, den innovativen Mobilitätslösungen von RA-MICRO sowie der DictaNet Sprachverarbeitung. Zu diesen Themen gab es intensive, gute Gespräche sowohl mit langjährigen RA-MICRO Kunden als auch mit Interessenten. Allen war klar: Die Zukunft der Kanzlei ist digital!

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RA-MICRO auf dem 7. DAV VerkehrsAnwaltsTag in Berlin

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Am 20. und 21. April 2018 findet im Novotel Berlin am Tiergarten der 7. DAV VerkehrsAnwaltsTag statt. Selbstverständlich wird dort auch wieder RA-MICRO mit einem eigenen Stand an diesen beiden Tagen vertreten sein. Neben der klassischen RA-MICRO Kanzleisoftware mit dem modernen E-Workflow und den inzwischen zu einem Standard gewordenen Mobilitätslösungen für Anwälte informieren wir über die innovative Cloudlösung RA-MICRO v. Damit bietet RA-MICRO ein umfassendes Organisationskonzept für eine zeitgemäße Kanzlei-EDV in der Microsoft Azure Cloud. Wir laden Kunden wie Interessenten gleichermaßen ein, sich über die neuen Möglichkeiten einer modernen Kanzleiorganisation mit RA-MICRO an unserem Stand auf dem VerkehrsAnwaltsTag in Berlin zu informieren.

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RA-MICRO auf dem Frankfurter Anwaltsforum

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Am 16. März 2018 fand auf dem Campus Westend der dortigen Goethe-Universität das alljährliche Frankfurter Anwaltsforum statt. Traditionell wird das Frankfurter Anwaltsforum begleitet von einer Ausstellung rund um Produkte für die anwaltliche Arbeit und die Kanzlei-Organisation. Seit Jahren begleitet RA-MICRO diese informative Ausstellung.

Das Vortragsangebot des Anwaltsforums bereicherten RA Peter König von RA-MICRO Frankfurt und RA Jan Lehniger vom RA-MICRO Stammhaus in Berlin mit ihrem Vortrag zum Thema „Die Zukunft der Kanzlei ist digital“. Beide Referenten sind praktizierende Rechtsanwälte und berichteten von den Herausforderungen, vor allem aber auch den Vorteilen der Digitalisierung der anwaltlichen Arbeitsweise. Es gab viele praktische Tipps zum Arbeiten mit elektronischen Dokumenten. Insbesondere wurden die Vorteile des einzigartigen RA-MICRO E-Workflows deutlich. Die Zuhörer waren begeistert, beteiligten sich aktiv mit Fragen und Beiträgen an der von den Referenten zugelassenen Diskussion und bestürmten im Nachgang die Referenten am Messestand mit interessierten Fragen.

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Online Mandats-Aufnahme – Mit wenigen Klicks zur fertigen Akte

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Das Anlegen einer neuen Akte kann je nach Umfang einige Zeit in Anspruch nehmen. Im Zeitalter der Digitalisierung hat RA-MICRO auch in diesem Bereich eine effizienzsteigernde Lösung: die Online Mandats-Aufnahme.

Per Button auf der Kanzleihomepage, über die RA-MICRO APP oder über die Verlinkung in einem DASD-Anwaltsprofil können die für die Aktenanlage erforderlichen Daten von überall eingegeben, Anlagen beigefügt und verschlüsselt an die Kanzleisoftware versandt werden. Dort können die Daten automatisiert eingelesen und – falls erforderlich – korrigiert werden. Die Anlagen werden zur E-Akte gespeichert. Mit wenigen Klicks ist die Akte vollständig angelegt.

Weitere Informationen

 

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  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.