Neu:

Bei aktiver Einstellung E-Akte archivieren in den Einstellungen Akten im Bereich Aktenablage, werden die in den jeweiligen Programmeinstellungen aktivierten und für die E-Akten Archivierung relevanten Einstellungen in den Ablageoptionen zur abzulegenden Akte informativ angezeigt.

Ferner erfolgt die Archivierung von Druck-/Briefdateien sowie Dokumenten im Textverzeichnis ohne vorherige automatische Speicherung in die E-Akte, wenn in den Format-Einstellungen für die E-Akte (Einstellungen E-Workflow, E-Akte/Anzeige) die Einstellung Dokumente zusätzlich zum PDF im Originalformat speichern aktiv ist.

Zweck:

Durch die ausführlichere Beschreibung der für die E-Akten Archivierung wirksamen Programm­einstellungen in den Ablageoptionen erhöht sich die Transparenz der Auswirkung auf die Archivierung.

Werden Druck-/Briefdateien sowie Dateien im Textverzeichnis gem. Grundeinstellung im PDF- und im Originalformat gespeichert und werden diese Dokumente vor Ablage der Akte nicht als endgültige Fassung in die E-Akte gespeichert, bleiben diese Dokumente als solche bestehen. Sie werden dem E-Akten Archiv hinzugefügt und vom ursprünglichen Speicherverzeichnis in den Ordner <Archivlaufwerk:>\ra\ea-archiv\gelöscht verschoben. Bei Reaktivierung der Akte und der damit verbundenen Wiederherstellung des Archivs in der E-Akte können Druck-/Briefdateien und Dokumente im Textverzeichnis weiterhin geändert und überschrieben werden.

Funktion:

Alle für die E-Akten Archivierung relevanten Einstellungen werden informativ in den Ablageoptionen angezeigt und näher beschrieben. Zusätzlich stehen Info-Points zur Verfügung, die die Funktionalität der einzelnen Einstellungen erläutern.

Geändert werden können diese zentral für alle Benutzer wirkenden Einstellungen von einem Benutzer mit Verwalterrechten in den Einstellungen Akten und in den Einstellungen E-Workflow:

Ist z. B. die E-Workflow Einstellung Dokumente zusätzlich zu PDF im Originalformat speichern aktiv, werden Druck-/Briefdateien und Dokumente im Textverzeichnis als solche in das E-Akte Archiv übernommen, damit sie – im Falle einer Reaktivierung der Akte – wiederhergestellt und zur weiteren Bearbeitung genutzt werden können. Zuvor wurden diese Dokumententypen im Rahmen der Archivierung automatisch zur E-Akte gespeichert und konnten nach Reaktivierung der Akte nicht überschrieben werden.

Ist die E-Workflow Einstellung Dokumente zusätzlich zu PDF im Originalformat speichern nicht aktiv, bleibt es dabei, dass Druck-/Briefdateien und Dokumente im Textverzeichnis im Rahmen der Archivierung ins PDF-Format gewandelt, dem E-Akten Archiv hinzugefügt und aus dem ursprünglichen Speicherverzeichnis gelöscht werden. Bei Reaktivierung der Akte werden diese Dateitypen im PDF-Format in der E-Akte wiederhergestellt.