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RA-MICRO Integration von Adobe PDF

PDF-Dokumente und PDF-E-Akte

Das Portable Document Format (kurz PDF; deutsch: (trans)portables Dokumentenformat) ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dateien, das vom Unternehmen Adobe Systems entwickelt wurde (Wikipedia PDF). Die Adobe Acrobat Reader DC-Software ist der weitgehend kostenlose weltweite Standard für das zuverlässige Anzeigen, Drucken und Kommentieren von PDF-Dokumenten. Dieser ermöglicht die Nutzung der PDF Dokumente und E-Akten in gleicher Weise auf Geräten der Systeme Windows, Apple, Android.

RA-MICRO Kanzleisoftware nutzt das PDF-Format u. a. für die Speicherung von Dokumenten und E-Akten. Zur RA-MICRO PC-Arbeitsplatzinstallation gehört der Adobe Reader. Die RA-MICRO Adobe Schnittstelle erweitert den Leistungsumfang u. a. um das Speichern in die E-Akte und den Entscheidungsfinder, der Entscheidungen zu markierten Fundstellen Online verlinkt. Die RA-MICRO E-Akte kann als PDF E-Akte exportiert werden und auf Mobilgeräten lesend genutzt werden.

Das optionale Upgrade auf die kostenpflichtige Adobe Acrobat Version ermöglicht in der Adobe Software die Bearbeitung von PDF Dokumenten sowie die Konvertierung in das Word Format. Über die Adobe Cloud können Dateien gesichert und für die Nutzung auf verschiedenen Geräten vorgehalten werden.

In 2019 wird die RA-MICRO Kanzleisoftware erheblich weitergehende Integrationen des PDF Formates erhalten. Es wird möglich sein, auf Mobilgeräten vorgenommene Annotationen (auch handschriftliche) im mobil genutzten Leseexemplar von PDF-E-Akten in die Original E-Akte der Kanzlei zu synchronisieren. Ein neues Programm RA-MICRO PDF E-Akten Gestalter wird die Herstellung von PDF-E-Akten aus PDF-Dokumentsammlungen (z. B. gescannte Gerichtsakte) ermöglichen, sodass diese z. B. als aus einer Datei bestehenden Bei-Akte beigeführt werden kann. Auch wird der RA-MICRO Gestalter praxisgerechte Strukturierungen systematisch und grafisch ermöglich, so die Strukturierung in Teilakten, Unterordner und das Verschieben von Dokumenten(gruppen) in Unterordner. Im 2. Quartal 2019 wird die RA-MICRO E-Akte II erscheinen als Alternative zur herkömmlichen E-Akte I, die die Dokumente der E-Akte gesondert in einzelnen PDF Dateien speichert. Die E-Akte II führt die E-Akten als nur je eine PDF-Datei je Akte (bzw. Teilakte); dieses kompakte, universell auf allen Plattformen nutzbare PDF-Format bietet Vorteile in Handhabung mit der Adobe Acrobat Software sowie in Performance und Mobilität.

Abbildung: Beispiel einer RA-MICRO PDF E-Akte im Adobe Acrobat Reader

  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.