Neu:

Der Info Desk wurde um das Programm Task4U zur termingebundenen Aufgabenerledigung erweitert.

Zweck:

RA-MICRO Benutzer können mit Task4U Aufgaben an andere RA-MICRO Benutzer formularmäßig und termingebunden erteilen. Aufgaben können wiederkehrend und auch als Checklisten erstellt werden. Der Empfänger bestätigt die Erledigung mit einem Klick/Touch. Task4U stellt die Erledigung einer Aufgabe zu 100% sicher, indem nicht fristgerechte Erledigungen beim Auftraggeber angezeigt werden können, um ggf. Weiteres zu veranlassen.

Funktion:

Bei erstmaligem Aufruf von Task4U im Info Desk wird der Microsoft Store zur nachfolgenden Installation von Task4U geladen. Nach anschließendem Wechsel auf den Info Desk steht Task4U mit Klick/Touch zur weiteren Einrichtung zur Verfügung (Akzeptieren der Nutzungsbedingungen, Erstellen eines Benutzerkontos, optional mit gespeichertem oder mit der WebCam des Arbeitsplatz-PCs erstelltem Foto). Im Anschluss an die Erstellung des Benutzerkontos ist dieses über einen per E‑Mail zugesandten Link zu aktivieren.

Die Schaltfläche  dient der Anlage von Kontakten. Dabei kann es sich um RA-MICRO Benutzer oder externe Kontakte handeln, bei letzteren empfehlen wir die Verwendung einer aktuellen E-Mail-Adresse. Task4U-Daten werden via HTTPS sicher verschlüsselt übertragen und mittels 256-Bit AES Ende-zu-Ende-Ver­schlüsselung zu ihrem Kommuni­kations-Endpunkt aus­geliefert. Dazu empfehlen wir die Nutzung eines möglichst sicheren Task4U Passworts. Für jeden Task4U-Kontakt kann ein geson­dertes Passwort vereinbart werden.

Über die Schaltflächen   und   können die erledigten und unerledigten Aufgaben eingesehen werden. Im Hauptmenü wird – wie nebenstehend hervorgehoben – zusätzlich die Anzahl der erledigten und offenen Aufgaben angezeigt. Neue Aufgaben können wahlweise an alle Benutzer   , an sich selbst oder einen anderen hinzugefügten Kontakt   gestellt werden.

Mit Klick/Touch auf die Schaltfläche für die Anzahl – wie in der ersten Grafik hervorgehoben – stehen die Aufgaben in einer Listenansicht zur Verfügung. Hier können die einzelnen Einträge in der Aufgabenliste des Kontaktes bestätigt werden.
Eine als „Erledigt“ markierte Aufgabe wird automatisch in die Liste Erledigte Aufgaben verschoben. Hier können überflüssige Aufgaben auch gelöscht werden.
Während der Aufgabenstellung stehen die Dringlichkeitsstufen „Schnell“ und „Bald“ über Schaltflächen zur Auswahl zur Ver­fügung. Eine „schnelle“ Erledigung wird innerhalb der nächsten 2 Stunden, eine „baldige“ Erledigung innerhalb einer Woche erwartet. Mit Wahl der Schaltflächen Senden oder Entwurf wird die Aufgaben­bearbeitung abge­schlos­sen.

Eine Überarbeitung einer Aufgabe ist möglich, solange sie noch offen ist. Zum Löschen einer Aufgabe genügt ein Klick/Touch auf die Schaltfläche .

Über die Schaltfläche   erfolgt die Anlage benutzerdefinierter Checklisten. So entsteht nach und nach eine persönliche Beschaffungs-und Erledigungs-Bibliothek, wobei die Auswahl einzelner Elemente mit Klick/Touch möglich ist. Um die Elemente in ihrer Priorität zu ändern, reicht ein Verschieben mit Drag & Drop. Checklisten eignen sich besonders gut für die Strukturierung von Aufgaben. Markierte Elemente können über die Schaltfläche  wieder gelöscht werden.
Nach Bestätigung der zu erledigenden Elemente in der Checkliste (mit dem Doppelhaken werden alle Elemente der Liste bestätigt) ist mit der Schaltfläche  ein Wechsel in die Aufgaben-Übersicht möglich, um die Aufgabe/Checkliste als Entwurf zu speichern oder zu versenden.
  • Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud
    von RA Dr. Peter Becker, Berlin

    Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.

    Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, nicht selten schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl.

    Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer im Internet, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat.

    Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

    Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdend Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum (RZ) geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. im Rechenzentrum üblich sein.

    Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach: jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen RZ hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben.

    Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration des RZ ausgeführt wird. Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud. Public Cloud teilt sich die Hardware-Ressourcen im RZ mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusiv dem RZ-Kunden Konto zugewiesene Hardware-Ressourcen. Public Cloud ist erheblich einfacher und preisgünstiger als Private Cloud. Public Cloud ist für die kleinere Kanzlei mit 1-2 Berufsträgern empfehlenswert. Ein Arbeitsplatz-PC übernimmt zusätzlich die zentrale Datenhaltung. Darüber hinaus oder bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die Private Cloud Lösung empfehlenswert, bei der die Datenhaltung in einer gesonderten „vServer“ virtuellen Maschine, optional auch mit SQL Datenbank, ausgeführt wird.

    Die Kosten der Kanzlei-EDV in der Cloud liegen in der langfristen Betrachtung „über Alles“ betrachtet jedenfalls in der Größenordnung einer hochwertigen lokalen EDV-Anlage. Einzubeziehen sind die Stromkosten, Gesamtkosten von Störungen, Ausfallzeiten für Austausch veralteter Geräte, Zeit-Aufwand des Anwalts für die intellektuelle Beschäftigung mit dem Thema, Kalkulation möglicher Ausfallschäden bis hin zum Regress. Im RZ werden turnusmäßig ohne Störung des laufenden Betriebes die Hardware erneuert, man arbeitet stets auf moderner Hardware. Hardwarekomponenten im RZ sind doppelt (Raid) und teilweise dreifach ausgelegt, um eine fast bei 100% liegende Verfügbarkeit auf Jahre und Jahrzehnte zu gewährleisten.

    Die von RA-MICRO ausgewählten RZ haben einfache Oberflächen des Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative Verwaltung der RZ-Leistungen ermöglicht. Alternativ kann die Administration des Systems mitsamt der Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.