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RA-MICRO bietet mit dem RA-MICRO Kalender eine professionelle Terminverwaltung. Daneben gibt es mit dem "RA-MICRO Terminverwaltung Add-In für MS Outlook" auch die Möglichkeit, MS Outlook (ab Version 2003) direkt als RA-MICRO Kanzleikalender zu nutzen.
In beiden Fällen werden die Termine zentral in der Kanzlei gepflegt und verwaltet. Was wäre also naheliegender, wenn man diese Termine auch auf seinem Mobiltelefon oder PDA verfügbar hätte, und somit unterwegs jederzeit über seine
Termine informiert wäre.
Schritt 1: Mobilgerät lässt sich mit MS Outlook synchronisieren
Nahezu alle Handys, Smartphones und PDAs verfügen heute standardmäßig über einen eingebauten Kalender, der sich praktischerweise auch mit MS Outlook auf dem PC synchronisieren und abgleichen lässt. Hierzu legen die Hersteller Ihren Geräten eine entsprechende Verbindungssoftware auf CD-ROM bei, die einmalig auf dem PC installiert werden muss. Die Hersteller stellen jeweils eine aktuelle Version in der Regel auch zum Download zur Verfügung.
Je nach Mobilgerät kommt dabei folgende Verbindungssoftware zum Einsatz:
Zur Verbindung des Mobilgerätes mit dem PC ist den Geräten standardmäßig ein USB-Kabel beigefügt, möglich ist auch eine drahtlose Verbindung mittels Infrarot oder Bluetooth, sofern vom Mobilgerät und PC unterstützt.
Wenn die Verbindungssoftware installiert und das Mobilgerät entsprechend mit dem PC verbunden ist, kann der Kalender auf dem Mobilgerät mit dem MS Outlook Kalender synchronisiert werden.
Schritt 2: Synchronisierung zwischen Mobilgerät und RA-MICRO Kalender
Variante 1: Wenn Sie den RA-MICRO Kalender nutzen
Wenn Sie mit dem RA-MICRO Kalender arbeiten, können Sie Ihre Termine aus RA-MICRO komfortabel mit MS Outlook synchronisieren. Von MS Outlook wiederum werden die Termine über die Verbindungssoftware des Mobilgerätes bei der nächsten Synchronisierung in den Kalender des Handys, Smartphones oder PDAs übertragen.
Um Termine im RA-MICRO Kalender mit MS Outlook zu synchronisieren, wählen Sie in "T12 Kalender" den Menüpunkt "Synchronisation" > "Synchronisation mit Outlook".
In dem daraufhin sichtbaren Fenster noch den Sachbearbeiter sowie den gewünschten Zeitraum auswählen, und auf OK klicken.
Event. ist noch eine Sicherheitsabfrage in MS Outlook zu bestätigen. Danach erfolgt die Terminsynchronisation zwischen RA-MICRO und MS Outlook.
Die Synchronisation kann auch direkt über die Programmfunktion "T30 Terminsynchronisation" mit Klick auf "Synchronisation mit Outlook" ausgelöst werden.
Soll grundsätzlich immer eine Synchronisierung der in RA-MICRO eingetragenen Termine nach MS Outlook erfolgen, kann dies automatisiert werden: Im RA-MICRO Kalender über den Menüpunkt "Einstellungen" > Karteikarte "Allgemein 2" und dort im Bereich "Outlook Synchronisation" die entsprechende Einstellung vornehmen.
Variante 2: Wenn Sie das RA-MICRO Terminverwaltung Add-In für MS Outlook nutzen
Wenn Sie MS Outlook mit dem "RA-MICRO Terminverwaltung Add-In für MS Outlook" als RA-MICRO Kalender verwenden (möglich ab MS Outlook 2003 oder höher), sind Ihre RA-MICRO Termine von vornherein in MS&xnbsp;Outlook vorhanden und können direkt über die Verbindungssoftware mit dem Mobilgerät synchronisiert werden.
Damit MS&xnbsp;Outlook auch ohne Exchange Server netzwerkfähig ist bzw. sinnvoll als Kanzleikalender genutzt werden kann, ist der Einsatz einer Zusatzsoftware wie beispielsweise "Workgroup Share" erforderlich, um einen Kanzleikalender für eine Vielzahl von Benutzern im Netzwerk freizugeben. Sollte die Verbindungssoftware des Mobilgerätes diese freigegebenen Kalender nicht synchronisieren können (oftmals wird standardmäßig nur der lokale MS Outlook Kalender synchronisiert), helfen wiederum Zusatzprogramme wie beispielsweise "Chapura Pocket Mirror Professional".
RA-MICRO unterstützt sowohl die Synchronisierung zwischen dem RA-MICRO Kalender und dem MS Outlook Kalender als auch den Export/Import.
Wir empfehlen grds. die Synchronisierung, da hierbei ein Abgleich in 2 Richtungen erfolgt und selbst bei mehrfachen Synchronisierungen grds. keine Duplikate entstehen können. Wenn nach der Synchronisierung Termine in MS Outlook oder in RA-MICRO geändert werden, wird dies bei der nächsten Synchronisierung erkannt und die Termine werden entsprechend geändert, so dass die Termine in MS Outlook und RA-MICRO wieder identisch sind.
Bei Export/Import erfolgt dagegen ein Abgleich in 1 Richtung, so dass es bei mehrfachen Export/Import Vorgängen grds. zu Duplikaten und Mehrfacheintragungen kommen kann (wenngleich RA-MICRO auch bei Export/Import versucht zu prüfen, ob Termine bereits exportiert/importiert wurden). Wir empfehlen, Export/Import nur ausnahmsweise in den Fällen zu nutzen, in denen aus bestimmten Gründen eine Synchronisierung nicht in Betracht kommt.
Letzte Änderung: 20.07.2010
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